Tabla de retención documental

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DEL FONDO ACUMULADO
Desde marzo de 2008, se emprendió un dispendioso proceso de reorganización, clasificación, ordenación cronológica, por dependencias y la elaboración de uninventario general documental en el Fondo Acumulado de la Sede, así:
 
* Limpieza del lugar
Aseo general del lugar (estantes, limpieza de unidades de conservación)
Depuración de objetos queno pertenecen al lugar
* Organización de Cajas de Archivo
* Cambio de Estantes
* Clasificación de la documentación de acuerdo a la estructura orgánica
(Cada dependencia se le asignó unestante)
* Organización de la documentación y planos que se encontraban sueltos y sin ningún tipo de unidad de conservación
* Ordenación de Archivo Laboral
Depuración (Retiro materialabrasivo, formatos en blanco, documentos repetidos)
Cambio de ganchos y unidades de conservación
Ordenación Alfabética y Cronológica de los documentos de acuerdo a la norma
Foliación y paginación de 67carpetas
* Digitalización de la información del personal docente (nombre del docente, número de contratos documentos anexos y faltantes, afiliaciones, etc para detectar estado del expediente.* Consecución de firmas de los contratos con directores ejecutivos anteriores.
 
* Visitas al Fondo Acumulado por parte de las dependencias.

 
* Depuración de 65 centímetros dedocumentos.

 
* Inventario de artículos que se encuentran en el archivo.
 
IMPORTANCIA
Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman sonimprescindibles para la toma de decisiones basada en antecedentes. Archivo General de la Nación (AGN).
RESPONSABILIDAD
Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, usoy manejo de los documentos. AGN
CÓDIGO DEL ARCHIVISTA
1. El Archivista protegerá la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del pasado...