TALLER GESTION DOCUMENTAL


PROGRAMA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS


GESTION DE DOCUMENTOS



PRESENTADO A: DANIEL ZUÑIGA YAGÜE




PRESENTADO POR: LEIDY MARITZA RUANO CAJAS




BOLIVAR CAUCA 8 DE JULIO DE 2016.






GESTION DOCUMENTAL

1. QUE ES ARCHIVO?
Un archivo es un lugar destinado al almacenamiento de documentos. Es un término general que engloba muchas posibilidades y matices distintos.

El concepto de archivo estádirectamente relacionado con la historia. De hecho, la archivística es una disciplina auxiliar de la historia, en cuanto que proporciona modelos y sistemas de clasificación de datos y documentos destinados a la investigación histórica. Las bibliotecas son los centros en los que tradicionalmente se han incorporado los archivos, los cuales pueden tener formatos distintos dependiendo del tipo dedocumento (archivo impreso, sonoro, de mapas, etc).

A partir de la computación como fenómeno global, la idea de archivo forma parte del lenguaje informático. Los ficheros informáticos son un tipo de archivos que sirven para guardar información en una unidad de almacenamiento (por ejemplo, un disco duro). Si bien el concepto tecnológico de archivo tiene toda una terminología particular (bytes, pdf,word, excel...) en realidad cumplen la misma función que un archivo tradicional. La gran diferencia entre ambos radica en las inmensas posibilidades de almacenamiento informático y la limitada capacidad del modelo tradicional.

El archivo es un lugar (físico o informático) donde se guarda información por algún motivo. En el ámbito privado, necesitamos organizar nuestros papeles y para ello puede serútil una carpeta a modo de archivo. Lo mismo sucede en el mundo empresarial, ya que toda la documentación que se genera debe ser custodiada para garantizar el buen funcionamiento de una entidad. Un coleccionista necesita clasificar y ordenar con un criterio aquello que acumula para satisfacer su afición y, en consecuencia, deberá tener un archivo para que su colección pueda ser controlada ysupervisada.

Cuando se habla de archivos, con cierta frecuencia hay un componente misterioso alrededor de ellos, ya que no hay que olvidar que existen los llamados archivos secretos. En ellos se acumula información confidencial y no pueden consultarse por el gran público. El componente enigmático envuelve a este tipo de lugares, ya que en ellos hay datos cuya revelación puede ser conflictiva.

Lapalabra archivo se puede utilizar de manera figurada (esto que dices lo archivaré en mi cabeza). También hay que tener en cuenta que nuestro cerebro es un sistema organizativo de información en el cual archivamos nuestros recuerdos. La memoria a corto plazo y la que funciona a largo plazo funcionan como sistemas de almacenamiento, por lo que podemos afirmar que, sin saberlo de manera consciente,llevamos incorporado nuestro propio archivo personal.


2. QUE ES UN ARCHIVO PUBLICO?
Es un Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

3. QUE ES UN ARCHIVO PUBLICO?
Es un Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos

4. QUE ESCORRESPONDENCIA?
La palabra correspondencia es un término que presenta varios usos en nuestro idioma, en tanto, uno de los más comunes es aquel que ostenta como sinónimo de carta. Es decir, la correspondencia es la carta o el conjunto de las mismas que consisten en un texto escrito a través del cual un individuo le comunica a otro alguna cuestión, o lo pone al corriente de sus novedades

5. QUE ES UNDOCUMENTO ORIGINAL?
Un documento original, es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad

6. QUE ES SERIE DOCUMENTAL?
Es un Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia. del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:...