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CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE CONTINUO
El Empleado y el Proceso
Las personas le dan vida al proceso. Nuestro personal hace que el proceso funcione; sin él obtenemos nada. Necesitamos entender qué sienten acerca del proceso las personas que le dan vida a éste. ¿Qué obstaculiza su camino?, ¿qué partes del proceso les agradan?, ¿qué les causa molestia? El proceso final tiene que ser unmatrimonio homogéneo entre personas y metodologías, en el cual el equipo es esclavo de las personas no al contrario.
Si no se tiene en cuenta el aspecto humano del proceso, el EMP no podrá tener éxito. Sólo existe una forma de lograr la comprensión que se requiere sobre la sensibilidad humana del proceso y los talentos y limitaciones que tienen nuestros colaboradores, y consiste en involucrarse en elambiente laboral. Hable con ellos. Pídales sus opiniones e ideas. Luego, ponga en práctica sus sugerencias. Si las personas se involucran, los resultados finales serán mucho mejores y más fáciles de alcanzar.
Revisión del Proceso
1. Los empleados malinterpretan los procedimientos.
2. No conocen los procedimientos
1. Descubren una manera mejor de hacer las cosas.
2. Es difícil poner en práctica elmétodo documentado.
3. Les falta entrenamiento.
4. Se les entrenó para realizar la actividad en forma diferente.
5. No cuentan con las herramientas indispensables.
6. No disponen del tiempo suficiente.
7. Alguien les dijo que lo hicieran en forma diferente.
8. No comprenden por qué deben seguir los procedimientos.
La única manera de comprender realmente lo que sucede en los procesos de laempresa es a través de un seguimiento personal del flujo de trabajo, analizando y observando su desarrollo. Esto se conoce como revisión del proceso.
A fin de prepararse para la revisión del proceso, el EMP debe asignar miembros del equipo, a las diferentes partes del proceso. Por lo general, un miembro del equipo de revisión (ER) pertenece al departamento en el cual se realiza la actividad. Laspersonas que se asignan al ER deben tener algún conocimiento de la actividad que les corresponderá evaluar. Cada ER debe:
Estar muy familiarizado con toda ja documentación existente y pertinente al proceso
Acordar con el jefe del departamento las entrevistas con su personal
Entrevistar a una muestra de las personas que ejecutan la tarea, para conocer cabalmente lo que ocurre dentro del procesoComparar la forma en que diferentes personas hacen el mismo trabajo para determinar cuál deberá ser la mejor operación estándar
El EMP debe preparar un cuestionario de revisión del proceso para reunir la informadón necesaria acerca de éste. Las preguntas típicas podrían ser las siguientes.
¿Cuáles son los inputs que se requieren?
¿Qué entrenamiento recibió usted?
¿Qué hace usted?
¿Cómo sabeusted que su output es bueno?
¿Qué retroalirnentación recibe usted?
¿Quiénes son sus clientes?
¿Qué le impide realizar un trabajo libre de errores?
¿Qué puede hacerse para facilitar su trabajo?
¿Cómo hace usted para que sus proveedores sepan cuán bien están trabajando?
¿Cómo utiliza su output?
¿Qué sucedería si usted no ejecutara el trabajo?
¿Ha revisado la descripción de su trabajo?
¿Quésucedería si cada uno de sus proveedores dejara de suministrarle el input?
¿Qué cosas cambiaría si fuese el jefe?
En algunos casos, el EMP pondrá en marcha un ejemplo piloto y hará un seguimiento total del proceso.
Después de cada entrevista el equipo debe programar una reunión corta para revisarla y ponerse de acuerdo en lo siguiente:
Flujo de tareas
Inputs necesarios
Medidas
Sistemas deretroalimentación
Conformidad con relación al procedimiento y a otros empleados
Problemas importantes
Estimativos sobre tiempo del ciclo
Contenido de valor agregado
Requerimientos de entrenamiento
Con frecuencia resulta útil elaborar un diagrama de flujo de las tareas, de manera que el equipo tenga una mejor comprensión de la actividad que se evalúa y se encuentre en una mejor posición de...