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ANALES DE DOCUMENTACIÓN, N.º 5, 2002, PÁGS. 287-302

LA NATURALEZA DEL INFORME COMO TIPOLOGÍA
DOCUMENTAL: DOCUMENTO GRIS, DOCUMENTO JURÍDICO
Y DOCUMENTO DE ARCHIVO
Diego Navarro Bonilla

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Departamento de Biblioteconomía y Documentación. Universidad Carlos III de Madrid.
Resumen: Se aborda el estudio del informe como tipo documental objeto de estudio de la literatura gris, laarchivística y el derecho administrativo. Las características especiales de escasa visibilidad, difícil acceso y control han definido este documento a pesar de la normativa general de elaboración auspiciada por la ISO y
adaptada en España por UNE. Pese a la aparente falta de homogeneidad en la estructura de los informes generados por entidades, instituciones y particulares, se
sigue considerando alinforme como documento cargado de un alto contenido i n
formativo, básico para fundamentar la toma de decisiones en cualquier ámbito de
actividad.
Palabras clave: Informes. Literatura gris. Archivística. Procedimiento administrativo. Información estratégica. Expedientes.
Abstract: It is analysed the report as a kind of document under the scope of grey
literature, records management andadministrative law. The special characteristics
centered on little visibility, hard access and control have defined this type of
document, in spite of the standarization efforts developed by ISO rules and adapted
in Spain by UNE. Although there is a pretended lack of homogeneity, report keeps
being a high information content document, highly useful to take resolutions in any
environment of activity.Keywords: Reports. Grey literature. Records management. Administrative procedures. Strategic information. Files.

INTRODUCCIÓN
La tan habitual expresión “información es poder” preside con un alto grado de intensidad las actividades diarias de cualquier organización empresarial o institución pública
o privada. Su significado encierra una constatación que hoy en día más que nunca se
vislumbra comoplenamente vigente merced a la complejidad de los procesos de toma de
decisiones observados en cualquier ámbito de responsabilidad. Disponer no sólo de los
datos sino de un correcto tratamiento e interpretación de los mismos, supone en muchos
casos optar por una decisión adecuada de la que se deriven, en un futuro inmediato,
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consecuencias que repercuten en numerosos niveles organizativos.Los círculos de

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dnavarro@bib.uc3m.es
1 Luis Joyanes Aguilar. El nuevo activo. Datamation, Sept. 1998, nº 147, p. 50-55: “Las organizaciones
empresariales y públicas disponen de un nuevo recurso vital e intangible que les permite desarrollar su actividad esencial: el conocimiento. Los soportes básico de este conocimiento son, por un lado, los recursos huma-

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poder, bien sean económicos, políticos o de otra índole, fundamentan diariamente su
actuación sobre esta característica. Serrano Cordón, entre otros, ha manifestado el inte3
rés de la literatura gris para el desarrollo de estrategias políticas .
La presencia de una importante variedad de informes en el seno de la actividad económica y financiera se trasluce en numerosos trabajosorientados a mejorar su elabora4
ción, estableciendo pautas para su reconocimiento y correcta utilización de los datos
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plasmados. Otros marcos de actuación tan dispares como la medicina legal o las rela7

ciones socio-laborales se apoyan en el informe como tipología documental de juicio.
Todos estos ejemplos no hacen sino subrayar por una parte la presencia del informe en
todo tipo deactividades sociales y jurídicas, y por otra su papel preponderante en el
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sistema informativo corporativo .
La información precisa y adecuada es el motor que permite la antelación y la visión
de futuro y por tanto la elección de una alternativa ventajosa desde una perspectiva empresarial. Por otra parte, desde el punto de vista de la gestión de la res publica, el conocimiento formal o informal...