Tecnologias de la informacion

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TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
1.3.3 Documentos personalizados de distribución masiva
Cuando se presenta la necesidad de comunicar o solicitar la misma información a varias personas,herramientas como cambiar correspondencia resultan bastante útiles.
Los archivos que intervienen en este proceso son:
Documento principal: Archivo de Word que contiene el texto y los gráficos que sonconstantes, además de los campos con el código marcando el tipo y lugar donde se insertará la información de la base de datos.
Archivo origen de datos: Archivo con datos de las personas a quienes sedirigirá la correspondencia.
Ejemplo: Word
Documento Cambiado: Archivo que contiene el conjunto de cartas, mensajes de correo electrónico, sobres o etiquetas personalizadas para cada uno de losregistros de la base de datos.
Las ventajas son: responder a correspondencia masiva a mínimo esfuerzo; una misma fuente de datos puede emplearse con distintos documentos principales; manipularel origen de datos y extraer la información de acuerdo a ciertos criterios para generar los documentos para las personas que los cumplan.
Aplicación
Al utilizar como origen de datos undocumento en Word. Este se elabora con una tabla funcionando como base de datos que incluya la información especial con facilidad criterios de selección, por ejemplo el género masculino o femenino.
Elprocedimiento general implica los siguientes pasos:
1. Genera o ubica el archivo origen de datos
2. Se crea el documento principal con el texto fijo o común
3. Con el documento principal activose establece la conexión con el origen de datos
4. En el documento principal se insertan los campos de combinación de correspondencia o marcadores de posición en lugares estratégicos
5. Seobtiene una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir.

Los comandos para llevar a cabo la combinación de correspondencia de encuentra en la cinta de opciones ficha correspondencia.
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