Textos protocolares

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CORRESPONDENCIA PROTOCOLAR
Como no debe descuidarse ningún aspecto en alguna actividad protocolar, la correspondencia es muy importante, ya que implícitamente habla de la persona que la envía y nos da una imagen positiva o negativa de ella. Además de esto, existen diferentes tipos de correspondencia según la actividad a la cual se refiera y según el grado de formalidad que implica.

Elceremonial establece que el estilo de la correspondencia protocolar varía conforme el nivel de las personas que participa de ella y sus propósitos. Las comunicaciones pueden ser de diverso tipo, pero las más comunes, son: la nota protocolar, la esquela y la tarjeta de invitación.
A continuación, daremos una reseña de cada tipo de correspondencia protocolar.

NOTA PROTOCOLAR
Es una comunicaciónformal, tipo carta, que se usa para invitar y establecer un compromiso entre invitante e invitado.
También se emplea para enviar felicitaciones por efemérides (sucesos especiales de algún día) o aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y onomásticos; y para expresar una condolencia.

ESQUELA
Es un tipo de carta menos formal que la nota protocolar, de carácterexclusivamente personal. La esquela se emplea, en particular, para:
• Agradecer atenciones recibidas
• Aceptar una invitación
• Excusarse por no poder asistir a ella
• Enviar felicitaciones por efemérides o aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y onomásticos
• Para expresar una condolencia

TARJETA DE INVITACION
Es una comunicación formal, impresa en cartulina o en algúntipo de papel más grueso y con presencia, por lo general de tamaño sobre comercial, que lleva impreso el logotipo de la institución y establece un compromiso entre invitante e invitado.
Normas protocolares generales que debemos considerar al enviar tarjetas de invitación:
• La invitación de una acto o ceremonia debe formalizarse a través de una tarjeta o nota protocolar.
• El tiempo dedespacho previo de una invitación es de siete días hábiles, como mínimo, y veintiún días, como máximo.
• Las invitaciones deben hacerse imprimir, considerando una diagramación y diseños adecuados, reservando espacios relativos a aquellos aspectos que deben escribirse a mano, como nombre del destinatario, hora y clase de reunión y demás pormenores que sean del caso.
• Toda invitación -sea tarjeta o notaprotocolar- debe redactarse en tercera persona.
• La jerarquía del invitado determinará el modo de formular la invitación.
• Si la invitación se refiere a un acto relacionado con el honor de una persona, se debe anotar, manuscrito, el motivo en la parte superior de la tarjeta.
• La respuesta a toda invitación que la solicite según la fórmula S.R.C. (Se Ruega Contestar), debe darse en eltérmino de 48 horas o inmediatamente si la fecha está muy próxima, evitando modificar posteriormente esas respuestas para no causar dificultades al invitante.
• Cuando la invitación se ha formulado, personal o telefónicamente, se debe enviar igual la tarjeta con una nota manuscrita en la parte inferior de la misma (“Para recordar”, “To remind”, “Pour mémoire” o las iniciales “P.M.”), cuidando de tacharcon una línea a tinta la mención que solicita respuesta (“S.R.C.” o “R.S.V.P”).
• Para las comidas y almuerzos formales debe procurarse siempre invitar a un grupo de personas cuya categoría no sea totalmente equivalente, con el fin de facilitar el equilibrio y distribución de la mesa.
• Para banquetes, comidas y otros actos formales es imprescindible llegar con exactitud a la hora indicada.
•Para los cóctel y vino de honor, en que se señala la hora de inicio y de término, el invitado deberá llegar y retirarse de ellos dentro de las horas señaladas.
• En aquellas invitaciones en que señalan el tipo de vestimenta que deberá usar el invitado, se debe prestar atención a los trajes de ceremonia:
• De noche: Frac se indica con la mención “Corbata Blanca” o “White Tie”. Las señoras deben...
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