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Tipos de campos y propiedades

Tipos de campos

Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que irá en relación a la información almacenada en él y al uso que se va a hacer de la misma posteriormente.
Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuación.
• TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos depuntuación o números que no vayan a ser utilizados en operaciones matemáticas. Como máximo se podrán introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una dirección, un cargo, una familia, un teléfono (no lo vamos a operar).
• MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de información. Se pueden almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos deinterés, el argumento de una película...
• NUMÉRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numérico. Con ellos se podrán realizar operaciones matemáticas. Ejemplos de éste tipo serían, el número de empleados de una empresa, el número de hijos, los días de pago, los minutos de duración de una película en una tabla de películas...
• FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechasy horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno,  fecha de nacimiento, hora de entrada...
• MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numéricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un  volumen de compras...
• AUTONUMERICO: Este campo almacena datos numéricos que serán generados automáticamente por Access al introducir un nuevoregistro, asignando a cada registro el valor numérico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repetición de valores para toda la tabla. Únicamente puede haber un campo de estas características en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeración para codificar elementos de la tabla tales como códigos de empleado,números de pedido, números de orden...
• SÍ/NO: Este tipo de campos sólo admite valores lógicos como son: Sí (con acento) o No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecerán como tales sólo aquellos campos en los cuales únicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (Sí/No), casado (Sí/No), pagado (Sí/No)...
• OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza,hojas de cálculo de Excel, dibujos, imágenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en un campo de éste tipo la foto del empleado. Se asociará al campo un archivo .jpg únicamente.
• HIPERVÍNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervínculos con estos objetos. Por ejemplo, la dirección URL quelleva a la página web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso.
|[pic] |Ejemplo de como crear una tabla |

Propiedades de los datos: general

Las propiedades que se establecen para los campos varían en función del tipo de dato que se va a introducir en losmismos, es decir, son unas u otras dependiendo del tipo de campo. Las distintas propiedades que se pueden presentar se localizan en dos fichas, General y Búsqueda, situándose en la primera de ellas las propiedades que se pasan a detallar a continuación:

Tamaño del campo:

Esta propiedad establece el número máximo de caracteres que podrá contener un campo si es de tipo texto. Para cadacarácter que se vaya a introducir como valor en el campo, habrá que reservar un espacio para él, es decir un byte. Inicialmente se fija por Access en 50, pudiéndose modificar en cualquier instante por otro valor.
Si el campo en cuestión cuyas propiedades se están definiendo es de tipo numérico al situar el cursor sobre esta opción aparecerá, a la derecha de la misma, un cuadro con una flecha negra....