Tipos De Documentos De Archivo Y Agrupaciones Documentales

Curso: Principios básicos de registro y archivo en
la gestión de los documentos administrativos.
2ª Sesión

Criterios para normalizar la gestión de
documentos en los archivos de gestión.
Tipos de documentos de archivo y agrupaciones
documentales.

1

Criterios para normalizar la gestión de
documentos en los archivos de gestión.
Agrupaciones documentales.

Recomendaciones básicas
Documentosadministrativos
1er nivel de agrupación: Expedientes

2º nivel de agrupación: Series documentales
Series documentales:
-Correspondencia
-Libros de registro
2

Recomendaciones básicas
• La organización de los documentos en las oficinas es
crucial para la organización del Archivo y determina las
posibilidades de recuperación de éstos en todas las fases
del ciclo de vida de los documentos.
• Losdocumentos sueltos NO forman archivo, por lo que
será necesario agruparlos de acuerdo con unos criterios
preestablecidos y procedimientos archivísticos.
• Estos criterios de agrupación y organización han de ser
comunes y conocidos por todo el personal de la Unidad
y coherentes con el resto de la UA.
• Una persona encargada del archivo de la
Unidad/Servicio y en contacto con el Archivo General. 3

¿pordónde empezar?

Separación de documentos

Documentos de
apoyo y documentación
informativa auxiliar
Eliminación

Documentos sin
vigencia
administrativa

Ordenación

Transferencia

Instalación

Hoja de
transferencia

Documentos en
trámite o con
vigencia
administrativa

ORGANIZACIÓN

ARCHIVO
GENERAL
4

Criterios para normalizar la gestión de
documentos en los archivos de gestión.
Agrupacionesdocumentales.

Recomendaciones básicas
Documentos administrativos
1er nivel de agrupación: Expedientes

2º nivel de agrupación: Series documentales
Series documentales:
-Correspondencia
-Libros de registro
5

Concepto de documento de archivo
LPHE
“Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier tipo
de expresión gráfica, sonora o en imagen recogidas en cualquier
tipo de soportematerial, incluso los soportes informáticos”
ICA/CIA (Consejo Internacional de Archivos)
“Información registrada, producida o recibida en el inicio, gestión o
finalización de una actividad que comprende contenido,
contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia a
dicha actividad”

Diccionario de terminología archivística (1993)
“Testimonio material de un hecho o acto realizado en elejercicio de
sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o
privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y
formal”
6

Documentos de archivo que generan las
universidades en el ejercicio de sus
competencias
• Documentos de los órganos de gobierno.
• Documentos relativos al desarrollo normativo y/o
jurídico de los diferentes ámbitos de la Universidad.
• Correspondencia yescritos de los diferentes órganos y
cargos académicos.
• Expedientes académicos de los estudiantes.
• Documentos del presupuesto de la Universidad.
• Expedientes de personal (docente y de administración
y servicios).
• Publicaciones institucionales y memorias.
• Expedientes de investigación.
• Y todos aquellos documentos y expedientes que
reflejen las actividades de la Universidad y de susmiembros.
7

Tipos de documentos administrativos
De DECISION

Resoluciones, Acuerdos
Comunicaciones, notificaciones

De TRANSMISION
De CONSTANCIA
De JUICIO

Publicaciones

Actas, Certificados

Informes
Solicitudes, Denuncias

De los CIUDADANOS

Alegaciones, Recursos

8

Criterios para normalizar la gestión de
documentos en los archivos de gestión.
Agrupaciones documentales.

Recomendacionesbásicas
Documentos administrativos
1er nivel de agrupación: Expedientes

2º nivel de agrupación: Series documentales
Series documentales:
-Correspondencia
-Libros de registro
9

Expedientes (documentos compuestos)
 Unidad documental básica de agrupación y ordenación de los
documentos en los archivos administrativos.
 Derecho Advo: “responde a una serie ordenada de actuaciones
administrativas...