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PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

1.OBJETIVO
Normalizar la secuencia de actividades para el acceso a los documentos de archivo en xxx.

2.ALCANCE
Esteprocedimiento aplica desde la recepción de solicitud para la consulta y préstamo de
todos los documentos tanto del Archivo Central como de los Archivos de Gestión de la
unidad administrativa hasta laelaboración del Informe con los formatos Solicitud de
consulta, préstamo y fotocopia de documentos en el formato de Solicitud ,consulta, préstamo y
fotocopia de documentos recepcionados durante el día.3.DEFINICIONES
Afuera: formato en el que se registra la extracción de documentos en forma temporal de
una estantería, caja o legajo de un archivo.
Documento de apoyo: es aquel de carácter general(leyes, decretos, resoluciones,
manuales, instructivos, etc) que por la información que contiene, incide en el cum plimiento
de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden sergenerados en la misma
institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de la unidad
adm inistrativa. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central, y deben serdestruidos por el Jefe de unidad administrativa cuando pierdan utilidad o vigencia, y según
las necesidades de la unidad administrativa Acuerdo 042 de 2002).
Documentos de archivo: registro de informaciónproducida o recibida por una persona o
entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal,
científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto deconservación.
Documento: testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable.
Información registrada cualquiera sea su forma o medio utilizado.
Sala o Zona de Consulta: es elárea o espacio del Archivo que se destina para que los
usuarios consulten los documentos.

Para las consultas y préstamos que se hagan al Archivo se desarrollan los siguientes pasos:

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