Tips para un inventario eficiente

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TIPS PARA UNA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS EFECTIVA

El proceso de la toma física de inventarios juega un papel fundamental tanto en el proceso productivo como la comercialización de los artículos, es por esta razón que se toma como una zona critica en los estados financieros, un rubro de alto riesgo en los registros contables.

OBJETIVO DE UNA TOMA FÍSICA DE INVENTARIO:

La toma deinventario es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. Ésta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, según sea el caso.

La toma del inventario deberáconsiderar, además de la comprobación de la presencia física, su estado de conservación y condiciones de utilización y de seguridad.

La correcta implementación de un sistema de toma física de inventarios es de vital importancia lo cual debe ser entendido por cada una de las partes involucradas (compras, ventas y finanzas) como una pieza central del control de las operaciones diarias de laempresa, con el objetivo de ser una tarea que facilite los procesos relacionados a una optimización del uso del almacenamiento desde el punto de vista de la administración de los ítems y su valoración.

RESPONSABILIDAD
La administración de la Compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos
para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar en realidad el conteo. Laresponsabilidad del Revisor Fiscal es evaluar y observar los procedimientos físicos del
cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico.
METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO
Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de
inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A
continuación describimosgráficamente un tipo de metodología entre las muchas que
puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su
control contable.

ACTIVIDADES PREVIAS AL INVENTARIO
Definición de los equipos de trabajo que participarán en el inventario de las personas que supervisarán cada equipo.
Elaboración y comunicación de las instrucciones del inventario a los equiposde conteo.
Ordenamiento previo del inventario.
Identificación del inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación.
Codificación del inventario por ubicación.
Verificación física de la ubicación del inventario de acuerdo con su codificación.
Emisión y colocación de tarjetas de conteo físico.
Verificación de colocación de las Tarjetas de Inventarios.
Corte de documentos.

EJECUCIÓN DELINVENTARIO:

Primer conteo físico.
Se llenan tarjetas de inventario N° 1.
Segundo conteo físico, por personal diferente al primer conteo.
Se llenan Tarjetas de Inventario N° 2.
VERIFICACIÓN DEL CONTEO FÍSICO

Comparación de las tarjetas de inventario (Tarjetas de Inventario N°1 Vs. Tarjetas de Inventarios N° 2)
Tercer conteo para las diferencias presentadas entre las tarjetas de inventariosN°1 Vs las N°2.
Comparación del resultado final del inventario física con sistema.
Investigación de las diferencias presentadas entre el conteo físico Vs. Sistema.
Ajustes al sistema autorizados por un representante de un nivel adecuado (Director de Finanzas, Director de Administración)

CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES
La información resultante del conteo físico no es un elementosuficiente, pues, debe
compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le
denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias
que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la
Empresa.
PROCEDIMIENTOS DEL REVISOR FISCAL
Es necesario para el Revisor Fiscal estar presente en el momento del conteo,...
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