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1. Introducir datos en las tablas
Objetivos del capítulo 1, 2 y 3
• Las relaciones en Access.
• Integridad referencial.
• Modificar datos ya introducidos.
• La vista de Diseño y de Hoja de datos.
En capítulos anteriores, hemos comentado que Access es una base de datos relacional; en este capítulo descubriremos qué son las relaciones entre tablas y qué nos aporta el hecho de que esténrelacionadas.
Veremos los distintos tipos de relaciones y aprenderemos un concepto nuevo: la integridad referencial.
También veremos cómo introducir datos de varias tablas relacionadas a la vez, cómo usar la hoja de datos para introducir nuestra información y cómo modificar su apariencia para adecuarla a nuestras necesidades.
Las relaciones entre las tablas
Antes de empezar a introducir datos en lastablas, vamos a crear las relaciones entre las tablas que ya hemos creado en el capítulo anterior. Hay varios motivos para hacerlo así:
ð Las relaciones facilitan la introducción de datos. Básicamente, si creamos las relaciones entre las tablas, va a ser posible introducir datos de más de una tabla a la vez. Por ejemplo, a la vez que damos de alta un curso, podemos incluir los alumnos que van arecibir dicho curso.
ð En ocasiones, las relaciones obligan a que se introduzca un dato en la tabla. Por ejemplo, es obligatorio introducir los campos clave de las tablas relacionadas.
ð Si introducimos los datos en las tablas sin crear las relaciones, es más que posible que a la hora de crear dichas relaciones, tengamos problemas con algún dato porque no cumpla las normas de dicha relación.Esto provoca un engorroso proceso de depuración de las tablas, que podemos evitar definiéndolas ahora.
Ya vimos en el capítulo 1 que las relaciones entre tablas es la base de las tablas relacionales, y nos permiten evitar la repetición de datos en las tablas.
Tipos de relaciones
Cuando se trabaja con bases de datos relacionales, se pueden dar distintas situaciones a la hora de relacionar datos dedos tablas.
Por ejemplo, en nuestro caso práctico, vemos que hay dos tipos de relaciones distintas:
ð Hemos asumido que un curso sólo lo imparte un profesor. Sin embargo, un mismo profesor puede impartir varios cursos distintos. En estos casos, se habla de una relación del tipo 1-a-muchos, ya que 1 profesor puede impartir muchos cursos.
ð Sin embargo, vemos que un alumno puede asistir a varioscursos y que, evidentemente, cada curso tiene varios alumnos. En este caso, la relación entre los alumnos y los cursos es de muchos-a-muchos.
El término «muchos» aquí debe entenderse como posibilidad de que haya «más de uno». Que un alumno concreto sólo reciba un curso, no implica que no pueda darse que un alumno asista a varios cursos.
Nota
Hay un tipo especial de relación llamada de 1-a-1 quese usa muy poco. No la veremos aquí.
Relaciones de 1 a muchos
Éste es el tipo de relaciones más normal en las bases de datos relacionales. Como hemos dicho, un registro de una tabla (llamada tabla principal) tiene relación con varios registros de la otra tabla (llamada tabla secundaria). Por ejemplo, un profesor puede impartir varios cursos. Por tanto, la tabla principal sería la de profesoresy la secundaria la de cursos.
Crear relaciones en Access
Aunque en un principio el tema de las relaciones se muestra muy complicado de entender, con un ejemplo como el nuestro estamos convencidos de que se aclararán las dudas.
Vamos a definir la primera relación de nuestra base de datos. Lo haremos entre las tablas Profesores y Cursos. Para definir las relaciones entre las tablas de una base dedatos realiza los siguientes pasos (asumimos que la base de datos está abierta en Access):
1. Haz clic en la ficha Herramientasde bases de datos en la cinta de opciones y observa el grupo de comandos Mostrar u ocultar.
2. Haz clic en el comando Relaciones de ese grupo. Aparecerá la ventana Relacionesy, delante, el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece el cuadro Mostrar tabla, sólo...