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Preguntas y Respuestas sobre las Auditorías
APOYANDO A LAS EMPRESAS, PROMOVIENDO EL EMPLEO
P. ¿Por qué realiza auditorías el Departamento de Empleo? R. Todas las agencias tributarias federales y estatales realizan auditorías para asegurar el cumplimiento de sus leyes. Los Estatutos Revisados de Oregon (ORS, por sus siglas en inglés) Capítulo657, contienen la Ley del Departamento de Empleo. ORS 657.660 concede al Departamento de Empleo la autoridad de intervenir los registros del empleador. Los empleadores deben permitir que el Departamento de Empleo revise los registros si así lo solicita. P. ¿Por qué a mí? R. Puede ser cualquiera de varias razones. Frecuentemente, es una elección al azar. Para asegurar que el sistema funcione bien,el Departamento de Empleo toma muestras del cumplimiento del empleador, generalmente por tamaño o tipo de compañía. Un antiguo empleado puede haber sentado una demanda por seguro de desempleo sobre los sueldos que usted no ha informado o que ha informado de manera diferente. Usted puede no haber considerado a la persona como un empleado. P. ¿Qué buscará el auditor? R. El auditor explicará esto endetalle durante la entrevista preintervención programada. El auditor confirma que se hayan informado todos los sueldos correctamente y que se hayan calculado todos los sueldos gravables apropiadamente. Los tipos comunes de nóminas que a menudo se dejan sin declarar son: pagos por trabajo casual y contractual, comisiones, pago del funcionario corporativo y contratistas independientes. P. ¿Cuántotiempo demorará esto? R. Depende de la cantidad de empleados, la condición de los registros y cualquier pregunta que surja. Algunas auditorías demoran dos horas. Otras pueden tomar más tiempo. El auditor estará mejor capacitado para responderle dicha pregunta. P. ¿Qué sucede si he efectuado pagos por servicios que yo no considero ser de nómina (como los efectuados a subcontratistas)? ¿Tendré quepagar impuestos por esos pagos más tarde? R. Sí. Todo individuo que ha recibido un pago por servicios que le haya prestado a Ud. puede ser visto como un empleado a menos que sus servicios cumplan con las exenciones de la ley fiscal del Seguro de Desempleo (UI). El auditor determinará estas cuestiones, apoyándose en claras directrices legales y administrativas así como en la información que Ud. leproporcione. P. ¿Cuánto tiempo atrás irá la auditoría? R. La auditoría común cubre tres años calendarios, pero puede retroceder hasta siete años. El auditor le explicará la situación a usted si retrocedemos más de tres años. P. ¿Qué registros se necesitarán? R. Revisamos los registros de la nómina, W-2, 1099, registros del Servicio de Ingresos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) y delDepartamento de Ingresos del Estado, y registros de desembolso generales, como su registro de cheques, facturas y cheques cancelados.

P. ¿Dónde se realizará la auditoría? R. La auditoría se realizará en el lugar donde se guarden los registros. Frecuentemente, se ubican en la oficina del empleador, pero algunas veces los registros se encuentran en la oficina del contador. Si prefiere, puede traer susregistros a la oficina de nuestro auditor. P. ¿Deberá estar presente mi contador? R. Usted es quien decide. Quizá desee consultar con su contador en cualquier momento mientras tiene lugar la auditoría. P. Pero, ¿qué sucede si no tengo empleados? R. El Departamento puede aún desear llevar a cabo la auditoría para confirmar esto. P. ¿Cuándo puedo esperar los resultados de la auditoría? R. El auditorprogramara una entrevista después de la intervención donde le explicará los resultados tan pronto como se haya completado la revisión. P. ¿Qué sucede si el Departamento determina que debo impuestos, intereses y multas, pero soy incapaz de pagar? R. Si no puede pagar el monto total inmediatamente, puede acordar un programa de pagos con un auditor.

P. Entonces, ¿deberé dinero al IRS y/o al...