Toma de inventarios

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Instructivo de Recuento de Stocks

TOMA DE INVENTARIO FISICO

La toma de inventario y la custodia de los bienes es exclusiva responsabilidad del área que administra el Depósito.

1– OBJETIVO

El objetivo del presente es aportar al usuario responsable del conteo una guía básica de la preparación, realización y cierre de un inventario físico, ya sea este total o parcial.
Quedan excluidos,los recuentos que pudieran efectuar los Auditores Externos y/o Internos, los cuales tienen procedimientos propios.

2 – ALCANCE

Los bienes a ser comprendidos en el recuento son todos los bienes, materias primas y materiales generales que se encuentren en los depósitos a inventariar (Gastronomía Central- Indumentaria-General y cualquier otro depósito que pudiese existir en el futuro ya sea eninstalaciones de CIA o fuera de éstas, administrados por terceros o en forma directa)

En caso que se defina un inventario parcial, el alcance se limitará al sector o sectores designados o familia/s de artículos designadas.

Se deberá identificar claramente el o los depósitos a ser inventariados.

3 – CRONOGRAMA

Cada Gerencia fijará y aprobará el cronograma para la toma de inventario enforma anual, determinando su frecuencia, la cual dependerá del riesgo de cada depósito (se recomienda mensual, bimestral o trimestral), no obstante cualquier hecho de relevancia podría hacer que se anticipen los mismos.
El responsable del conteo de bienes podría ser el Jefe del Depósito o quién designe el Gerente del Área, quién deberá planificar cada una de las tareas a llevarse a cabo y losresponsables, como así también fecha y hora de comienzo, personal interviniente, grupos de recuentos, correcta segregación de funciones, entre otros.

Se recomienda la intervención de personal externo para dotar de mayor trazabilidad al conteo.

Una vez aprobado el plan de inventario por el Gerente del Área, cualquier desviación debe justificarse y estar aprobada nuevamente por éste último.

4– TAREAS PREVIAS

1. Se deberá documentar la metodología a utilizar y las posibles alternativas de acción para situaciones eventuales (manejo de excepciones y niveles autorizantes)

2. En todos los depósitos, almacenes y lugares donde exista material a inventariar, se efectuará un adecuado ordenamiento y limpieza a efectos de facilitar las tareas del recuento.

3. Se tomarán todos losrecaudos necesarios, para que luego del corte de documentación, todos los movimientos de entrada y salida de materiales, previos a la hora del recuento, estén sustentados por la documentación correspondiente. Durante el recuento de los inventarios, no se podrá ingresar al sistema bajo ningún motivo. La operatoria debe estar detenida.

4. En caso de que haya materiales en existencia que, porcualquier motivo, no deban incluirse en el inventario, se confeccionará un detalle del mismo (tipo de producto, procedencia y motivo por el cual no debe incluirse en el inventario). Este detalle debe estar conformado por el Gerente del Área.

5. El Responsable del inventario y/o Jefe de depósito será el responsable de obtener del sistema el único listado de artículos para la toma deinventario, y se realizará la cantidad de copias que considere necesarias, de acuerdo a los grupos de conteo conformados. En dicho listado deberá figurar el día y la hora de emisión del listado a utilizar, cantidad de páginas, cantidad de bienes, precios y todas las columnas que se crean convenientes.

6. Los grupos de conteo estarán definidos antes del inicio del inventario y contarán, en cualquierconteo, con por lo menos, un operario del propio depósito. Cada grupo deberá tener bien en claro (se fijará en el cronograma) el sector o familia de bienes que debe contar. Adicionalmente, el responsable del inventario le facilitará todos los elementos de seguridad y otros, necesarios para realizar el conteo.

7. El responsable del inventario deberá tomar el corte de documentación antes...
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