TRABAJO DE GRADO INFORME PASANTIA






Conceptualización y Aplicación Proceso de reembolso de gastos de viaje de la compañía Laboratorios La Santé.


Luisa Constanza Calderón Duque.
Cód. 495700
Contaduría Pública






Director
Fernando Antonio Castrillón Lozano.











Universidad Nacional de Colombia
Facultad de Ciencias Económicas
Contaduría Pública
Trabajo de Grado – PASANTIA
Bogotá D. C., 2013
CONTENIDO
Introducción5
Objetivos 6
Objetivo General 6
Objetivos Específicos 6
Metodología 6
Marco Teórico 7
Capítulo I: Descripción de la compañía 15
Misión 15
Visión 15
Política de calidad y seguridad 15
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 17
Actividad económica o Social de la empresa 18
CAPITULO II: Descripciòn del departamento donde realizó la pasantía 19
Organigrama Departamento Contable: 19
Funciones a desempeñar en lacompañía AZUL K S.A. 20
CAPITULO III: DESARROLLO DE LA PASANTIA 21
DESCRIPCION DE LAS ACITIVIDADES REALIZADAS 21
IDENTIFICACION Y ANALISIS DE LOR PROBLEMAS ENCONTRADOS 24
APLICACIONES Y RECOMENDACIONES 28
A N E X O S 36










INDICE DE GRAFICOS


Organigrama Institucional………………………………………. 16
Organigrama Departamento Contable………………………... …. 18





INDICE DE ANEXOS


Anexo 1 Manual deProcedimientos…………………………….. 37
Anexo 2. Desvió entregas del departamento comercial al
Departamento de contabilidad…………………………………… 41
Anexo 3. Formatos Estructurados……………………………….. 58
Anexo 4. Tablas Ecopetrol………………………………………… 59
Anexo 5. Topes de los Reportes…………………………………. 60
Anexo 6. Causales…………………………………………………. 61

















Introducción


En el presente informe se evidenciara el desarrollo de lapasantía realizada en Laboratorios La Santé, donde se logró analizar el proceso de reembolsos de gastos de viaje de los empleados de la compañía con el fin de observar las deficiencias y determinar la oportunidades de mejora, durante el período comprendido entre el 8 de julio del año en curso hasta el 8 de enero de 2014.

La característica principal evidenciada en este periodo hace referencia alincumplimiento de las leyes y políticas, establecidas para el debido proceso de gastos de viajes reembolsables como la ausencia del manual de procedimientos para el efectivo desempeño del cargo.

En el ámbito laboral, en el ejercicio de la labor desempeñada más allá del cumplimiento de mis funciones, se impulsó mi interés por optimizar el proceso de recepción, revisión, verificación, causación yseguimiento de los reintegros de gastos de viaje.

Así mismo se encontrara la descripción de las actividades realizadas donde a partir de ellas se logró Identificar y analizar algunos problemas, para llegar a proponer soluciones y recomendaciones.









Objetivos




Objetivo General

Analizar el proceso de reembolso de gastos de viaje de la compañía, y establecer mecanismos de apoyo quepermitan establecer una mejora notable del proceso.


Objetivos Específicos

Identificar los posibles riesgos y puntos debiles que presenta el proceso

Proponer posibles soluciones que mitiguen los riesgos de la compañía

Generar mecanismos de control preventivo.



Metodología

Entendiendo la necesidad de Laboratorios La Santé de realizar un mejoramiento en el área de proceso de reembolsos de gastosde viaje de los empleados de la compañía, se realiza un extenso análisis que arroja tanto las deficiencias, como las posibilidades de optimizar el proceso de recepción, revisión, verificación, causación y seguimiento de los reintegros de gastos de viaje, por ello se da una clara justificaciones de las soluciones para cada una de las falencias.


Marco Teórico



Obligaciones que deben cumplir laspersonas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes

Las personas o entidades que elabores facturas o documentos equivalentes, deberán cumplir las siguientes funciones:

1. Elaborar las facturas o documentos equivalentes con los requisitos señalados en el Estatuto Tributario y con las características que prescriba la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
2. Llevar un...