Trabajo especial de grado - manual de normas y procedimientos

RESUMEN

El presente informe de acreditación, tuvo como finalidad el Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para estandarizar las actividades que se realizan en el Departamento de Cobranzas del Instituto de Vivienda y Equipamiento de Barrios (I.V.E.C.), el cual presenta como alternativa solucionar la problemática relacionada con las debilidades en las actividades de control integradasal control interno.
La empresa donde se realizó presente informe, es Instituto de Vivienda y Equipamiento de Barrios del Estado Carabobo, que constituye un ente autónomo que se dedica a prestar soluciones habitaciones a la población de escasos recursos del Estado Carabobo, a través de la construcción de viviendas, Equipamientos de Barrios, Sustituciones de Ranchos por Viviendas y Donacionesde materiales.
En el caso del Instituto de Vivienda del Estado Carabobo (I.V.E.C.), por tratarse de un ente público y con autonomía en la administración de sus recursos, requiere dar cumplimiento a lo establecido en la Ley de Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y el Sistema Nacional de control fiscal, las cualesestablecen, regular la administración financiera del sector público y el sistema del control interno, que incluya los aspectos financieros, económicos, presupuestarios, gestión, integrados en un conjunto de normas, órganos y procedimientos que favorezcan al logro de los objetivos generales, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas ypresupuestos, es por esto, que la ausencia de manuales que muestren las normas y procedimientos, constituye una falta importante en el cumplimiento de la ley y adicionalmente, aumentan los riesgos en los resultados de la información financiera y ocasionan gastos innecesarios por el uso de duplicidad de recursos, que posteriormente son presentados en la rendición de cuenta de los recursos del Estado que secomprometieron a ser ejecutados por este Instituto.
El Instituto de Vivienda del Estado Carabobo (I.V.E.C.), para dar cumplimiento a lo establecido en las leyes mencionadas anteriormente, diseñó un manual de normas y procedimientos para las distintas Direcciones y Departamentos estratégicos; sin embargo, se detecto que actualmente, el Departamento de Cobranzas del Instituto, no cuenta con unManual de Normas y Procedimientos que especifique cada una de las actividades a realizar, es decir, no se encuentran documentados los pasos a seguir por los funcionarios, lo que conlleva a que cada uno realice sus actividades de acuerdo a la metodología que mejor le convenga.
Las Fases Metodológicas, se desarrollaron en tres fases que se relacionaron con los objetivos que se plantearon. En la faseI que consistió en realizar un diagnostico de la situación actual del Departamento de Cobranzas, para ello se utilizó la técnica de la observación directa que permitió poder describir como se han estado realizando los procedimientos en el área de estudio.
Además, porque mediante esta técnica sencilla se pudo visualizar desde procedimientos sencillos hasta ciertas actitudes de las personas ante lasolución de problemas correspondiente a las actividades que realizan en el departamento y que relacionan con el funcionamiento normal para el cumplimiento de los objetivos, como medio para realizar el estudio. Para la aplicación de esta técnica se utilizó un instrumento de observación directa denominado Lista de Cotejo, la cual permitió demostrar como se están realizando las actividades dentrodel Departamento y detallar la situación actual de las funciones que realizan cada persona en el mismo.
En el desarrollo de la fase II, que consistió en identificar las actividades, las funciones y los procedimientos que se realizan en el Departamento y para establecer nuevos procesos, se procedió a utilizar la técnica de la encuesta aplicada al personal del Departamento, y se seleccionó el...