Transferencias documentos

INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ARCHIVO CENTRAL

INSTRUCTIVO
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

2004

INSTRUCTIVO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
AL ARCHIVO CENTRAL

Sustento Legal:

La transferencia de documentos producidos y recibidos por las distintas Áreas del Instituto Nacional de las Mujeres, INAMU, se realiza de acuerdo con las regulacionescontempladas en el Capítulo II “Transferencia de Documentos al Archivo Central”, del Manual de Procedimientos del Archivo Central y los Archivos de Gestión, publicado en la Gaceta N° 73 del 15 de abril de 2004 y aprobado en la Sesión Ordinaria de Junta Directiva, Acta No. 15-04, acuerdo seis.

Así mismo la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, publicada en la Gaceta del 24 deOctubre de 1990, establece en su artículo N° 42, inciso a, asienta la responsabilidad del Archivo Central de reunir los documentos producidos por los Archivos de Gestión de la institución y de conservarlos técnicamente.

Así mismo, en los artículos del 59 al 63 del Reglamento de la Ley 7202, establece el procedimiento, la utilización de la lista de remisión y los plazos recomendados para latransferencia de documentos.

Este instructivo tiene como finalidad el guiar a los/ as encargados/ as de los Archivos de Gestión en la preparación de los documentos que van a ser transferidos al Archivo Central del INAMU.

Definición del Proceso de Transferencia

El conjunto de procedimientos mediante los cuales la documentación tanto producida como recibida, es remitida de los Archivos deGestión al Archivo Central, siguiendo el ciclo de vida de los documentos (plazos establecidos previamente en la Tabla de Plazos de Conservación de los Documentos). Observando el procedimiento y los plazos de obligatorio cumplimiento, de tal manera que puedan ser localizados y consultados de forma eficiente y eficaz, y que se les aplique un tratamiento óptimo de conservación.

InstruccionesGenerales

• La oficina productora será la encargada de ejecutar el trabajo de preparación de los documentos con la coordinación del Archivo Central, de la institución.

Actividades del Coordinador (Archivo Central)

▪ Inspeccionar los archivos de gestión de cada Área o Unidad del Instituto.

▪ Determinar cuáles documentos emitidos se encuentran en papel oen soporte electrónico.

▪ Determinar los sistemas de clasificación y de ordenación aplicados.

▪ Elaborar un diagnóstico archivístico de las condiciones de la documentación a ser transferida, de cada Área o Unidad productora del Instituto.

▪ Hacer entrega del instructivo y dar instrucciones a los/as responsables de ejecutar el proceso detransferencia.

▪ Asesorar, resolver consultas y dar apoyo logístico para la ejecución correcta del trabajo.

Actividades del Área o Unidad productora

▪ Elaborar el instrumento descriptivo “Lista de Remisión”.

▪ Colocar los documentos en cajas e identificarlas.

▪ Transferir los documentos al Archivo Central.

InstruccionesEspecíficas

1. Elaborar el Instrumento descriptivo “Lista de Remisión”

1. Tratamiento previo para la preparación de los documentos

1. Eliminar documentos duplicados, formularios en blanco, material que no corresponda al archivo.

2. Trasladar a carpetas todos los documentos que se encuentren en cartapacios “ Ampos”

3. Quitar de la documentación todos loselementos corrosivos de los documentos como: clips innecesarios, ligas, prensas de carpetas “fasternes”, y cualquier otro material que pueda dañar la conservación de los documentos.

4. Sellar cada unidad documental o carpeta con el sello respectivo de la oficina productora. Ver anexo N° 1

2. Hacer la descripción de cada unidad documental ( carpeta)

1. Utilizar el diseño de...