Unidad 2 Ciclo De Compras

UNIDAD 2 CICLO DE COMPRAS
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=====UNIDAD 3
CICLO DE COMPRAS=====

2.1Funciones del ciclo de compras
El proceso de compra de una empresa es sin duda un proceso que requiere de un análisis exhaustivo, y de la oferta al mejor postor. Pero cuidando la calidad del material que requerimos, dicho articulo debe adaptase a la necesidad que la empresa demande.
Cada empresa sin duda maneja diferentes tipos de procedimientos y métodos, pero todos estos tienen el mismo objetivocomprar. Cabe mencionar que existe organismo gubernamental y privados estos desarrollan otras técnicas de control interno de compras.

A Continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:

1. Identificación de la necesidad del material
2. Análisis de la Solicitud de Compras.
3. Investigación y Selección de Proveedores.
4. Negociación con el Proveedor(seleccionado).
Contrato
Convenios
Orden de compra o cargo al contrato
5. Control de la Recepción del Material Comprado.
Almacén General
Departamento que solicito el producto

Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:

A continuación te invitamos al análisis de cada una de las etapas antes nombradas.

1. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DEL MATERIAL
En esta etapacorresponde a la necesidad de adquirir un material, cabe mencionar que cualquier área de trabajo puede solicitar un artículo, esto con la finalidad de proseguir sus trabajos, ya que a falta del material los trabajos quedan inconclusos.
Una vez identificado el material, se hace una requisición en el que se solicita al área de compra de compra, el material que se requiere, este documento debe de llevar elnombre del encargado del área su firma y sello.
SE REQUIERE DESENGRASANTE PARA DESENGRASAR LAS PIPAS DONDE SE TRANSPORTA EL PETRÓLEO

2. ANÁLISIS DE LA SOLICITUD DE COMPRA
EL encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área que requiere un determinado producto.
El Depto. de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del materialrequerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros.
Se debe tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al área encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como son: Ficha de última compra, Nombre del proveedor, Cantidadcomprada y Precio de venta.
En esta primera etapa, el Depto. de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material.

3.INVESTIGACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

LA INVESTIGACIÓN: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en laactualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc.
El organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos...