Vinos Chardonnay 3

Desarrollo de un Evento |
En este artículo vamos a hacer un recorrido por las actividades que se acostumbran realizar durante el desarrollo de un evento, resaltando aquellos puntos que debemos tener en cuenta y buscando cubrir la mayor cantidad de aspectos.

Este recorrido es general y puede variar de acuerdo con los procedimientos y políticas de cada empresa, gustos y necesidades de losusuarios, pero es un buen ejemplo del proceso que se realiza en un área de eventos. |
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Desarrollo de un Evento |
Pasos que se deben realizar1. Revisión previa: 
Se realiza por parte del coordinador del evento, con el tiempo suficiente (mínimo 1 hora antes del comienzo) con el fin de corroborar la correcta mise en place y si es el caso tomar los correctivos necesarios. Se revisaránprincipalmente los siguientes puntos: * Aseo general de las áreas del evento y su correcta presentación (luces, aire acondicionado, etc.) * Baños: Aseo y dotación. * Presentación y aseo de mobiliario y equipos. * Cantidad de sillas y equipos solicitados y si su distribución está de acuerdo con lo acordado: auditorio, mesa en u, otros. Para este punto es conveniente haber elaborado un croquis. *Si los equipos funcionan correctamente. * En el caso de banquetes, se revisará el montaje de mesas, de aparadores y mesas auxiliares. * Personal de servicio: Presentación personal, si están todos los requeridos, si conocen sus funciones y responsabilidades. * Se corrobora si la información ha sido recibida en ciertas áreas críticas: portería, parqueaderos, recepción, cocina, bar, entreotros. * Si los servicios adicionales están listos y no presentan inconvenientes (guardarropa, orquestas, sonido). * Cualquier otro detalle. |
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Desarrollo de un Evento |
2. Recepción de los asistentes e invitados:

Se revisará si el sistema de control de entrada (invitaciones, boletas) está operando; se controlarán las áreas de acceso y el manejo de la información y si sepresta servicio de guardarropa y/o de paquetes.
En caso de protocolos que así lo requieren, se organizarán los procesos previstos. Ejemplo: En caso de matrimonio, se ubicarán los anfitriones (novios y padres) en la entrada del salón para que reciban personalmente a los invitados. |
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Desarrollo de un Evento |
3. Ubicación de asistentes:

Existen tres procedimientos para ubicarasistentes a un evento: a | Ubicación libre
Donde los asistentes pueden acomodarse libremente en cualquier puesto. Ejemplo: conferencias, seminarios. |
b | Ubicación prefijada
Se utiliza más que todo para banquetes, donde los anfitriones han hecho una distribución de los puestos de acuerdo con protocolos o gustos. En estos casos se utilizan las tarjetas de mesa que identifican el lugar donde se debeubicar cada invitado.

En caso de que el evento tenga un gran número de invitados, se acostumbran a utilizar mapas de ubicación colocados en las entradas del salón. |
c | Ubicación mixta
Es una combinación de los dos anteriores; hay una zona del salón previamente distribuida y otra de libre acceso. Ejemplo: En un grado las cinco primeras filas son para los graduandos y los invitados se puedenubicar libremente a partir de la sexta fila.

En los dos últimos métodos de ubicación se debe tener entre el personal de servicio, personal con funciones de acomodadores. |
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Desarrollo de un Evento |
4. Desarrollo de las actividades del evento
Todo evento, cualquiera que sea, debe tener un programa pre-establecido y que se debe desarrollar durante el tiempo previsto. Lafunción nuestra es lograr que este programa se cumpla en forma precisa y ordenada.

En algunos casos se debe elaborar por escrito y se le entregará a los participantes; en otros casos, solo lo conocen los anfitriones y nosotros los organizadores.5. Servicio de alimento
Hay tres opciones de servicios de alimentos en eventos:

A. Servicio de desayuno, almuerzos o cenas
Tradicionalmente se...