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  • Publicado : 20 de enero de 2011
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FLUXOGRAMA DOS

FLUXOGRAMA

• EN ESTA SEGUNDA ETAPA SE CONTEMPLAN LOS ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DE

1. PRESUPUETOS

2. FINANZAS DEL EVENTO

3. CONTRATACION DE LOS SERVICIOS

EL ASPECTO FINANCIERO DE UN EVENTO DEL CUAL SE QUIERE TENER ÉXITO DEPENDERA DE LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS

EL TIPO DE REUNION Y LA AMPLITUD SERA EL FACTOR DETERMINANTE PARA UNA MAYOR O MENORCOMPLICACION EN EL ASPECTO FINANCIERO

EN LA ACTUALIDAD, EL COSTO DE UNA REUNION PUEDE ASCENDER A MILES DE PESOS SEGÚN SU MAGNITUD EN GENERAL LOS COSTOS SON:

COSTOS

1. Con las aportaciones de las instituciones patrocinadoras

2. Con la ayuda de instituciones gubernamentales ya sea nacionales o internacionales

3. Con pago de inscripciones o cuotas de recuperación

4. Con avisospublicitarios o exhibiciones de stands en el lugar del evento

1. HOSPEDAJE Y COMIDA

EN EL CUAL SE DEBE FIJAR LA CALIDAD Y NIVEL DE SERVICIO QUE SE DESEE CONTRATAR

2. SERVICIO DE COMIDA SUPLEMENTARIA

Incluye servicio de café, refrescos, pastas, otros, según la programación

3. PASAJEROS AEREOS, TERRESTRES, LOCALES.

Es necesario contar con los servicios de las Agencias deViajes, de tal manera que el cálculo de los costos sean los más aproximados a los costos fijados

4. IMPRESIONES Y DUPLICACIONES

En este punto debe calcularse la cantidad aproximada de fotocopias, publicaciones o impresiones necesarias.

5. MATERIAL DE OFICINA:

Aquí se deberá de incluir gastos de papelería, tales como lapiceros, hojas en blanco, carpetas, información en Cd., separadores,otros

6. ALQUILER DE AUDIOVISUALES

Solo en el caso que no se disponga de pantallas, cañones, bocinas, micrófonos, altavoces, traductores, CPU. Es importante que se calcule el costo/hora

7. HORARIO DE LOS ORADORES O PONENTES:

El costo de cada uno de ellos variaría, dependiendo la especialización, del lugar de donde provengan, la personalidad, entre otros

8. INVITADOS ESPECIALES:• VIP’s

• REPRESENTANTES DEL GOBIERNO

• OTROS

• 9. IMPREVISITOS:

• Es importante considerar una reserva para tal efecto

10. IMPUETOS:

Las aportaciones de este concepto es materia de atención en cada uno de los eventos, los cuales deben ser atendidos y calculados con anticipación, sobre todo por el desglose del IVA

ASPECTOS ADMVOS. QUE DEBEN CONSIDERARSE ENLA ETAPA DE PREPARACION

| |CONTROL |
|PREPARAR LOS COSTOS ESTIMADOS | |
|OBTENER LA APROBACION DE LOS MISMOS| |
|ASIGNAR LOS RECURSOS A LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROGRAMA DEL EVETNO | |
|ESTABLECER Y EJECUTAR EL PROCEDIMIENTO CONTABLE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS QUE SE REALICEN | |
|CONTROLAR LAOBTENCION DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y MATERIALES DE OFICINA QUE SEAN NECESARIOS | |
|ASEGURAR EL PAGO ANTICIPADO DE LA PARTICIPACION EN EL EVENTO, SI SE COBRA POR ELLA | |
|CONTRATAR Y RECIBIR PASAJEROS, AYUDAS FINANCIERAS A PARTICIPANTES, CON ANTICIPACION ||
|RECIBIR EL PAGO ANTICIPADO DE LA PARTICIPACION EN EL EVENTO | |

FLUXOGRAMA 3

EL COORDINADOR DESIGNADO DEBERA DIRIGIR Y SUPERVISAR TODAS LAS ACTIVIDADES PREPARATORIAS, DURANTE Y DESPUES DEL EVENTO

DEBERA INCLUIRSE EN ESTA ETAPA:

1. LA REDACCION Y EL...
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