ZAPATA CARLOS ALBERTO

EL
DESARROLLO
DE
PROYECTOS
DE
AUTOMATIZACION
DE
ARCHIVOS:
Como
estructurarlos
Por: Carlos Alberto Zapata Cárdenas∗
Bibliotecólogo y Archivista ULS
Master en Docencia ULS

Planeación de proyectos informáticos para archivos

Una de las dificultades que con mayor frecuencia suelen enfrentar los archivistas
es la relacionada con el manejo de proyectos de tecnología y más
específicamente con laselección, desarrollo e implementación de sistemas de
automatización de archivos y documentos, lo cual se debe principalmente a la
complejidad que caracteriza a este tipo de proyectos y a la diversidad de
1
aplicaciones que son necesarias .
El desarrollo de un proyecto de automatización de archivos debe partir de una
concepción holística de la información empresarial, que permita no solo el acceso
a losfondos, secciones, series, etc., que conforman el acervo documental de la
entidad, sino la integración con otros sistemas o núcleos de información hasta
configurar un sistema Integral de información2 que sirva de apoyo a la
organización.
3

De acuerdo con Puig , el éxito de un proceso de automatización comienza cuando
consideramos este proceso como un proyecto al que se asocian técnicas yprocedimientos de diseño, planificación y gestión del mismo. Implícitamente esta
concepción supone la necesidad de definir un objetivo y planificar y controlar el
trabajo. La definición del objetivo es tal vez el primer obstáculo serio del proyecto,
ya que de su adecuada definición depende en buena parte el éxito del proyecto.
De otro lado, la gestión del proyecto es el otro factor determinante, ya queuna
inadecuada administración y control del mismo puede generar no solo el
incumplimiento del objetivo si no además pérdida de recursos para la
organización.

1

ZAPATA CARDENAS. Carlos Alberto. LA AUTOMATIZACION DE ARCHIVOS: Algunas
consideraciones para la estructuración de proyectos informáticos en archivos. Bogotá: Universidad d la Salle.
2001.
2
ZAPATA CARDENAS. Carlos Alberto. Sistemas deinformación: perspectivas e incongruencias desde la
gestión de información organizacional. Bogotá: Universidad Javeriana, 2002. Documentos de Clase. P. 2.
3
PUIG TORNE. Juan. Proyectos Informáticos. Madrid: Paraninfo, 1994. p. 9

-2-

3

Finalmente, uno de los elementos críticos frente al proceso de automatización se
refiere a las limitaciones en cuando al mercado del software para archivos, lo queimpide contar con suficientes aplicaciones comerciales
De acuerdo con lo anterior, a continuación se plantean los elementos más
relevantes de la gestión de un Proyecto de Automatización de Archivos, que
comprenda:
Definición del proyecto
Requerimientos funcionales generales
Definición de los términos de referencia
Aspectos de la Contratación

I. Definición del proyecto
Es muy frecuente que alemprender un proyecto de este tipo, no se tenga
suficiente claridad sobre las implicaciones del mismo frente a los diferentes
procesos de la organización y en muchos casos se descuiden factores que
pueden ser determinantes al momentos de decidir cual sistema adquirir o las
características del mismo, si la organización tiene previsto contratar un desarrollo
a la medida.
La ausencia de criterios clarosacerca de las necesidades de la organización y el
alcance del proyecto, se reflejan en una inadecuada definición y por consiguiente
en el fracaso del mismo.
Para delimitar el alcance del proyecto es preciso determinar la definición del
mismo, con el fin de asegurar su viabilidad. El planteamiento de los siguientes
interrogantes ayuda a definir la conveniencia, utilidad y viabilidad del proyecto:
♦Cómo contribuye el desarrollo del sistema de información a la misión, los
objetivos y las estrategias de la organización y el archivo?
♦ Existe la tecnología adecuada, las técnicas, las metodologías y/o el
conocimiento necesario para el desarrollo del proyecto?
♦ Los productos y resultados que se espera obtener
tiene realmente
posibilidades, uso y aceptación en el archivo?
♦ Cuáles son los...