Archivos Administrativos

2. Los archivos administrativos
2.1. El Archivo de Oficina
2.1.1. Definición
El Archivo de Oficina custodia la documentación mientras todavía está en
trámite o es de uso muy frecuente y tiene que prestar servicio a la Administración
productora y a los ciudadanos. Por lo tanto, su organización forma parte del
trabajo de la propia unidad administrativa.
Cada Servicio, o unidadadministrativa, ha de mantener un archivo de oficina
debidamente organizado mediante la formación de expedientes y series
documentales de acuerdo con los criterios establecidos por el Archivo Central. La
organización que se de a los documentos en esta primera etapa determinará las
posibilidades de tratamiento que reciban más tarde.
Cada unidad administrativa ha de tener un responsable de su archivo degestión.
2.1.2. Documentos a archivar
No hay que archivar todos los documentos que hay en la oficina, debemos
separar por un lado la documentación de apoyo informativo, que no forma parte
del archivo, de la documentación que si que forma parte del archivo que son
aquellos documentos que se producen en el ejercicio de la actividad de la unidad
administrativa.
Documentación de apoyoinformativo (no forma parte del archivo):
- Textos legales.
- Boletines oficiales.
- Publicaciones (libros, revistas, folletos, etc.…).
- Copias de informes.
- Dossier de prensa.
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Esta documentación que no ha sido producida por la oficina y además no
es original, es decir, existen multitud de copias, se conserva sólo mientras sea
útil.
Documentos que forman parte del archivo:A) Los expedientes administrativos.
El gran volumen de documentos que forman parte de los archivos públicos son
los expedientes. Se entiende por expediente administrativo el conjunto
ordenado de documentos y actuaciones que sirven de fundamento y
antecedentes de una resolución administrativa, así como las diligencias
encaminadas a ejecutarla. Por lo tanto, el expediente administrativo estáformado
por la agregación sucesiva de documentos, solicitudes, dictámenes, informes,
pruebas, diligencias y resoluciones. Estos documentos estarán siempre
rubricados y foliados por el órgano competente y pueden ser de dos tipos:
- Expedientes sometidos a procedimiento: representan las actuaciones y
diligencias previstas en la norma que regula la tramitación para la resolución
administrativade un asunto. En este tipo de expediente se recogen los
documentos referentes a las fases del procedimiento administrativo:
Iniciación: recoge las solicitudes que formulan los interesados, en el caso de
iniciarse a solicitud de persona interesada, o bien, en el caso de
procedimientos iniciados de oficio, recogerá el documento o documentos que
expresan el objeto del mismo, denominado acuerdode iniciación (por ejemplo,
los expedientes de contratación se inician de oficio con el acuerdo del órgano
de contratación donde se motiva la necesidad del contrato).
Ordenación: como la ordenación es, más que una fase, un conjunto de
actuaciones que se llevan a cabo durante la tramitación del procedimiento, los
documentos que se generan se ordenan cronológicamente dentro de ladocumentación de instrucción, teniendo en cuenta las fechas de entrada y de
salida del Registro.
Instrucción: los documentos que se generan en esta fase del procedimiento
se refieren a actos administrativos que se dictan durante la tramitación del
procedimiento, tales como diligencias, dictámenes, certificaciones, propuestas,
pruebas, informes, o documentos acreditativos de las notificaciones, así comolas alegaciones que puedan realizar las personas interesadas.
Finalización: en esta fase encontramos los documentos que ponen fin al
procedimiento administrativo; como regla general la resolución y el documento
acreditativo de su notificación. Y en algunos casos, el expediente contiene los
documentos que expresan las medidas adoptadas por la Administración para
la ejecución forzosa de sus...