control de gestion y operativo

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ANEXO III
PLANIFICACIÓN, CONTROL DE GESTIÓN Y CONTROL OPERATIVO
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PLANIFICACIÓN, CONTROL DE GESTIÓN Y CONTROL OPERATIVO
Introducción
Si se entiende que el objetivo del Programa a cargo de la UC es el objetivo “estratégico”,
se requiere de acciones “tácticas” para obtenerlo. Esas acciones deben ser
adecuadamente ordenadas en el tiempo y deben disponeroportunamente de los recursos
necesarios para que puedan realizarse, siendo estas las tareas de la Planificación.
Por otra parte, y para que el objetivo de la operación pueda alcanzarse en los plazos y a
los costos previstos, el desarrollo de aquellas tareas debe ser controlado, existiendo para
ello dos diferentes niveles de control: El Control Operativo y el Control de Gestión.
El Control Operativo,que está a cargo de los Jefes de Proyecto consiste en regular la
acción de cada equipo de Proyecto para estabilizar el “nivel de salida” de acuerdo con lo
programado, requiriendo de un “sistema de alarmas” que permita que la regulación sea
casi automática, es decir, que obligue a tomar una decisión ante cada desvío.
Si bien no se entrará en mayores detalles al respecto, correspondiendo a cadaEquipo de
Proyecto implementar adecuadamente este tipo de control respondiendo a las
especificidades de esta operación, solo se señalará que su efectividad dependerá de la
oportuna disposición de información pertinente, y que resulta conveniente obtenerla “on
line” y en “tiempo real”.
El Control de Gestión pretende evaluar estructuralmente el comportamiento de cada área
de actividad,poniendo en funcionamiento decisiones no programadas cuando los
programas en uso no dan resultados satisfactorios.
En el caso de los programas o proyectos financiados por el BID se requiere además que
el Control de Gestión haga el seguimiento del cumplimiento de los indicadores previstos
en el Marco Lógico de la operación.
El Control de Gestión debe estar a cargo del Coordinador de la UC.Planificación
El Anexo A del Contrato de Préstamo y el Marco Lógico de la operación suministran con
relación a esta la información sobre fin, propósito, componentes, actividades, indicadores,
supuestos, plazo de ejecución y presupuesto, necesarias para planificar la ejecución.
Programación
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La pieza central de la planificación debe ser la “Programación General de Ejecución”,
mediantela cual se ordenen en el tiempo, para componentes y actividades, las tareas que
deben ser desarrolladas.
La asignación de medios logísticos para que estas tareas se desarrollen permitirán
planificar la logística de la operación.
La Programación General de Ejecución debe realizarse por el método de “Camino
Crítico” y, en principio, con base en plazos determinados (a nivel CPM), pudiendohacerse, si resulta necesario o conveniente, con duraciones probabilísticas (optimista,
pesimista y esperada), (a nivel PERT).
Los Planes Operativos Anuales (POA), así como las Planificaciones Trimestrales, deben
tener como única fuente la mencionada Programación General de Ejecución. Además, en
el caso de las Planificaciones Trimestrales deben identificarse hitos intermedios a
obtenerse en eltrimestre (cuando el plazo de realización de una tarea supere el trimestre),
así como indicarse los supuestos vinculados al logro de las metas trimestrales (se utilizan
para identificar si eventuales incumplimientos tienen motivos externos o internos a la
UC).
Cualquier otra planificación (financiera, de incorporación o retiro de recursos humanos,
etc) debe derivarse de la Programación Generalde Ejecución.
Control de Gestión
El Coordinador de la UC debe diseñar e implementar los mecanismos que le permitan
realizar el Control de Gestión de la Operación.
El Control de Gestión de la operación debe realizarse, como mínimo, una vez por mes, e
incluir, al menos las siguientes actividades:
Medir el cumplimiento de la Programación
Verificar que se estén obteniendo los objetivos de...