Manual De Supervision Efectiva

CAPÍTULO V
PROPUESTAS DE MEJORA

Al visualizar las críticas realizadas al proceso de recepción llevado a cabo en el almacén de materia prima de la empresa, puede notarse la necesidad de aportar propuestas que puedan mejorar las situaciones que se presentan.
Estas críticas fueron dirigidas hacia los elevados tiempos empleados a la hora de recibir los materiales y la ausencia deprocedimientos estandarizados en el proceso de recepción de materia prima.

V.1 ESTABLECIMIENTO DE CONEXIONES Y FLUJO DE INFORMACIÓN ENTRE EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y EL ALMACÉN DE MATERIA PRIMA.
V.1.1 FLUJO DE INFORMACIÓN ENTRE ALMACÉN DE MATERIA PRIMA Y DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Un problema fundamental es que el personal del Almacén de Materia Prima no mantiene informado al Departamento de Compras encuanto al inventario real ya que no existe un plan de chequeo óptimo de los materiales porque no hay seguimientos periódicos de cuales son las cantidades de entradas y salidas al almacén por lo que el inventario físico no coincide con lo que reporta el sistema utilizado para el control del mismo, debido a que el tiempo que se maneja para realizar el conteo o re-chequeo de los ítems es mensual paraalgunos materiales, trimestral y semestral para otros.
El Departamento de Compras por no tener conocimiento de las cantidades realiza pedidos de cantidades innecesarias, lo que se traduce en llegadas de materiales que no se requieren y que de igual manera se recepcionan.
Por las razones anteriormente expuestas surge la necesidad de la creación de un plan de chequeo para los materiales conprioridad ABCD (Ver Capítulo IV, Tabla 4.3) de forma tal de aumentar la exactitud del inventario.
Para elaborar el plan se establece cada cuanto tiempo se contarán las cantidades de cada ítem según su porcentaje de rotación, como lo indica la tabla 5.1.
Tabla 5.1. Tiempo para revisión de los Materiales manejados en el Almacén de Materia Prima según Clasificación ABCD
Clasificación | % Rotación| Revisión | Duración de la Revisión |
A | Materiales que representan el 50% de Rotación | Cada 2 días | 3 días |
B | Materiales que representan el 35% de Rotación | Cada 1 Semana | 5 días |
C | Materiales que representan el 10% de Rotación | Cada 2 Semanas | 5 días |
D | Materiales que representan el 5% de Rotación | Cada 5 Semanas | 5 días |

Luego de conocer el tiempo en que seharán las revisiones de los ítems se procede a adicionarlos a la tabla de agrupación de los materiales por Naturaleza, Familia y Clasificación ABCD ya que será una manera más sencilla de hacer las revisiones debido a que cada clase se revisará en el tiempo requerido según su porcentaje de rotación.

Tabla 5.2. Programa Semanal para revisión de los Materiales

Con el programa para revisión delos materiales se elabora un Formato de chequeo para registro de las cantidades de material en el Almacén de Materia Prima donde el Contador Cíclico registrará las cantidades que hay en almacén de acuerdo a la semana y día que corresponda.
El formato de chequeo contiene el mes en que se realiza el conteo, la semana, día, ya que de acuerdo a estos datos el formato varía en cuanto a los materialesa contar, debido a que este contiene los materiales ya establecidos por el programa de revisión.
El Contador Cíclico al llegar a su puesto de trabajo deberá examinar que formato corresponde a la semana y al día para no repetir los conteos.

Tabla 5.3. Registro de las cantidades de material en el Almacén de Materia Prima (Semana 1, Día Lunes)

Tabla 5.4. Registro de las cantidades de materialen el Almacén de Materia Prima (Semana 1, Día Martes)

El contador cíclico al finalizar la jornada del día deberá firmar el formato junto al Jefe del Departamento de Logística para luego cargar las cantidades chequeadas ese día al sistema BAAN que maneja la empresa con el fin de que el Departamento de Compras tenga conocimiento diario de las cantidades de los ítems que se tienen en el...