Microfilmacion

| SENA REGIONAL TOLIMA – CENTRO TECNICO Y TECNOLOGICO SAN JOSECONVENIO AMPLIACION DE CUPOSFORMACION POR PROYECTOS PARA LA FORMACION PROFESIONAL INTEGRAL | |

Aprendices en formación:
Lady Jhoana Aguirre Uribe

Instructora:
Claudia Murcia Cedeño
Gerenta de Proyecto

Técnico en Administración Documental
Ibagué
2010

ACTIIDADES A DESARROLLAR

1. Consultar sobre microfilmación,digitalización, automatización.
2. Objetivos de la microfilmación, la digitalización y la automatización.
3. Consultar todo sobre a norma y la ley sobre los servicios que prestan.
4. Beneficios de la microfilmación, la digitalización y la automatización
5. En que fases de la documentación se desarrollan estos procesos.
6. Consultar el tema de la exposición PRINCIPIOS DEORGANIZACIÓN.
7. Realizar un análisis de lo sucedido los días 7 y 8 de septiembre.

SOLUCIÓN

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La digitalización es un proceso por el cual un documento en soporte papel es convertido en una imagen digital.
Beneficios
* Ayuda a la conservación, preservación y seguridad de los documentos, hasta la reducción de espacio físico sin pérdida de información.
*Ahorro de elementos de archivo (armarios, estanterías, carpetas, etc.)
* Acceso y localización rápida. ¡consulta ágil!
* Documentos NO adulterables.
Procesos de Digitalización
La necesidad de procesar, almacenar, distribuir y consultar los documentos de una manera rápida y confiable con el fin de garantizar la calidad de los procesos  dentro de las organizaciones, hace que el proceso dedigitalización se vuelva cada vez más importante y prioritario.
Algunos de los aspectos más relevantes en cuanto a la digitalización lo constituyen el ahorro generado en:
* Gastos de Almacenaje.
* Múltiples copias y múltiples archivos.
* Depuración de documentos.
* Localización.
* Manipulación.
* Búsqueda de documentos físicos.
* Retraso en firmas yautorizaciones.
* Extravío de documentos.
* Exceso de fotocopias.
* Archivos duplicados.
* Falta de seguridad y confiabilidad.
* Humedad, polvo, polillas, mal manejo.
* Confusión y pérdida de documentos.
Por qué digitalizar?
La gestión de documentos es un tema crítico en una organización, la localización de estos, su archivo, el manejo de la información que contiene para latoma de decisiones, etc., requieren de una solución que permita estructurar la  información con documentos de diferentes formatos colocándolos en una sola base de datos documental o en un solo repositorio virtual,  de manera que se pueda recurrir a su contenido de una manera más fácil y oportuna.
Existen además, costos ocultos asociados con el costo de almacenamiento (Bodegaje), medios electrónicosdispersos (Varios archivos o en varios equipos), y la distribución tardía por la dificultad de su localización.

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MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS
La microfilmación es la técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
Microfilmación de Documentos       
Es un proceso que consiste en transportar la información que se encuentra en un documento a una películafotográfica manteniendo intacta la información.
Beneficios:
1. Se evita el desgaste o rotura de documentos originales.
2. No hay riesgo de robo o destrucción de papeles.
3. Los documentos originales no circulan ni interna ni externamente.
4. Se evita el costo y el tiempo de traslado de documentación.
5. No ocupan lugar en los escritorios.
6. Las imágenes puedenimprimirse con calidad similar a una fotocopia.
7. Oficina de copia de seguridad de documentos
La microfilmación consiste en reproducir en películas fotográficas un documento o registro a un tamaño tan reducido que resulta necesario ampliar esta imagen para poder leerla. La técnica de microfilmar es la conjugación armoniosa entre la tecnología fotográfica y los recursos de la archivología y la...