4.4 Tipos de manuales y sus requerimientos admon 2

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4.4 TIPOS DE MANUALES Y SUS REQUERIMIENTOS
4.4.1 De bienvenida
Es un folleto (denominado comúnmente Manual de Inducción), que contiene la información y las recomendaciones más importantes para el empleado de nuevo ingreso; es considerado como una herramienta muy útil que generalmente contiene:
* Introducción o presentación, donde se exhibe el propósito del folleto.
* Palabras debienvenida por parte del Gerente General.
* Aspectos históricos de la organización.
* Filosofía, objetivos, principios y fines de la empresa; se incluye la explicación del logotipo de la organización y la descripción de los productos y/o servicios.
* Estructura orgánica de la empresa. Debe incluir el organigrama general y descripción de las principales funciones generales.
* Plano generalde las instalaciones.
* Información práctica relativa a los procedimientos administrativos básicos, tales como lugar y horario de paga, turnos, horarios, solicitud de insumos, solicitud de servicios y prestaciones, etcétera.
* Principales derechos y obligaciones de los trabajadores.
* Descripción y procedimiento para gozar de las prestaciones y servicios a que tienen derecho lostrabajadores.
* Nombre y forma de localizar a las personas que puedan proporcionar más información o aclarar dudas al nuevo trabajador.
* Otros aspectos considerados relevantes para el caso particular de la organización.
Se sugiere que el folleto contenga ilustraciones (fotografías, dibujos o caricaturas), y que el formato sea ingenioso, fácil de utilizar y agradable, que invite a leerlo y seredacte de manera sencilla y entendible para los trabajadores.

4.4.2 De políticas
Los manuales de políticas se denominan también de normas. Dichos manuales incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implantar estrategias en una organización.

4.4.3 De procedimientos
Los manuales de procedimientos son un instrumento técnico que reúneinformación sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones conectadas entre sí para realizar una función, actividad o tarea específica en una organización.
Todo procedimiento incluye la determinación de tiempos de ejecución y el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno yeficiente.
El describir los procedimientos permite razonar mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que favorece la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.
El manual de procedimientos debe incluir:
Identificación:
* Logotipo de la organización.
* Nombre de la organización.
* Denominación y extensión del manual(general o específico).
* Lugar y fecha de elaboración.
* Número de páginas.
* Sustitución de páginas (actualización de la información).
* Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
* Clave de la forma, que debe señalar las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma, el número de ésta y el año. Paraleerla con facilidad, debe colocarse entre las siglas y los números un punto, un guión o una diagonal.
Índice o contenido
Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
Prólogo y/o introducción
Se refiere a la exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de mantenerlo vigente. Contiene el mensaje de algunaautoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.

Objetivos de los procedimientos
Explicar el propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Área de aplicación o alcance de los procedimientos
Se refiere a la esfera de acción que cubren los procedimientos.
Responsables
Son las áreas, unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los...
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