4 Preguntas para plan de trabajo

LAS CUATRO PREGUNTAS CLAVE
de la gestión y la planificación
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¿Qué queremos?
¿Qué tenemos?
¿Cómo utilizar lo que tenemos para conseguir lo que queremos?
¿Qué pasará cuando lo consigamos?
El eje esencial de la gestión y la planificación:
La gestión, como actividad, significa tomar decisiones y resolver problemas. Las decisiones esenciales dela gestión y la planificación se encuentran en las respuestas cuatro preguntas clave.
Estas cuatro preguntas son: «1. ¿qué queremos? 2. ¿qué tenemos? 3. ¿cómo utilizar lo que tenemos para conseguir lo que queremos? 4. ¿qué pasará cuando lo consigamos?» Si las estudia cuidadosamente, verá que son las cuatro preguntas contenidas (a veces disfrazadas por la elaboración) en cualquier documento deplanificación de proyectos o de tormenta de ideas.
Si los problemas sólo se examinan y resuelven cuando aparecen y se vuelven insistentes, tenemos una «gestión de crisis». Es mejor que la carencia absoluta de gestión.
Si por el contrario, se identifican objetivos claros, y se determinan y llevan a cabo las acciones necesarias para alcanzar estos objetivos, entonces se trata de «gestión enfocada aun objetivo». Los problemas potenciales se predicen y se ponen los medios para solventarlos (antes de que surjan). La gestión enfocada a un objetivo es más eficiente y menos angustiosa que la gestión de crisis.
Tanto si el grupo a fortalecer es grande como si es pequeño, tanto si está estructurado como una organización como si es ambiguo como una comunidad, su capacidad se incrementará si ponelos medios para hacer y responder estas cuatro preguntas. Si no hubiera problemas, no habría necesidad de gestión. Siempre hay problemas; así es la vida. La gestión es demasiado importante como para dejársela sólo a los directivos: es preciso que sea responsabilidad de todos. Así, todos serán conscientes de estas cuatro cuestiones, y todos contribuirán a identificar sus respuestas.
¿Qué queremos?«¿Cuál es el mayor problema que hay que resolver?». La pregunta «¿qué queremos?» describe el problema: está en contraposición a la meta general, y su depuración para fragmentarla en objetivos específicos, resultados y otras definiciones más minuciosas de esa meta. Como metáfora geográfica, «¿dónde queremos llegar?»
La organización o comunidad necesita tener una visión compartida de lo que quiere.No tiene porqué ser una posesión física, como alcantarillado o electricidad, puede tratarse de una nueva ley, una revisión del código de comportamiento, un aumento de la concienciación, una nueva estructura organizativa, un incremento en el beneficio de una organización comercial, un aumento de salarios para los miembros de la unión, un cambio de métodos o de miembros de una organización sin ánimode lucro, o cualquier meta que signifique o implique una mejora (de la calidad de vida) para el conjunto del grupo.
Se deben identificar los objetivos en todos los documentos del proyecto o la planificación: esto es del dominio público. Pero también tiene que ser elegidos, comprendidos y acordados por todos los participantes en las actividades cotidianas del grupo, comunidad u organización.
Enadiestramiento comunitario, la pregunta «¿qué queremos?»debe ser respondida por toda la comunidad, no sólo los hombres, no sólo los cultos, no sólo los funcionarios, no sólo los amigos de la agencia, sino toda la comunidad por consenso.
¿Qué tenemos?
La pregunta «¿qué tenemos?» es la identificación de los recursos y medios potenciales que se pueden utilizar para alcanzar la meta o los objetivoselegidos. La metáfora geográfica es «¿dónde estamos ahora?» Esta cuestión implica que hay que observar, discutir y analizar la situación actual (lo que se llama análisis de la situación). Esto implica la obtención de una perspectiva clara de todos los recursos y obstáculos, pros y contras (reales o potenciales) y de un panorama válido de la situación.
En adiestramiento para la gestión...