Administracion de documentos

Administracion de Documentos

Definiciones:

Administración de documentos: proceso de organizar, planificar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con los documentos. Ésteproceso incluye la creación, el archivo, la localización, la protección, el control, el uso y la disposición o conservación permanente de los documentos.

Archivar: arte de conservar en orden,debidamente agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, firma, asunto o zona geográfica.

Comunicación: proceso que permite el intercambio de ideas, actitudes y sentimientos.Documento: cualquier información que se conserva en forma oral, escrita o visual.

Documentos importantes: son necesarios para el funcionamiento normal de las operaciones. También son necesariospara la continuidad de las instituciones. Estos documentos pueden ser: permisos, patentes, órdenes de compra, facturas, cuentas por cobrar, registros de inventarios, etc. Se pueden reemplazar, peroocasionan muchos contratiempos y pérdida de tiempo.

Documentos no esenciales: estos documentos contienen información rutinaria. Incluyen anuncios, invitaciones, hojas de trámite, solicitudesrutinarias y material publicitario. Se pueden destruir tan pronto se tramitan.

Documentos útiles: se utilizan temporalmente, pero son necesarios para las operaciones diarias. Estos incluyencorrespondencia general, memorandos y estados de cuentas bancarias. Se pueden reemplazar a un costo bajo, pero ocasionan ciertos contratiempos.

Documentos vitales: son trascendentales para lasinstituciones y los individuos. La perdida de estos documentos conlleva consecuencias que afectan la estabilidad de la institución y hasta su existencia. Estos documentos incluyen formulas secretas,contratos, títulos de propiedad, planos, licencias de programas de computadoras, testamentos, pasaportes y actas de reuniones de la junta de directores o de los accionistas de una empresa. No deben...