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SUPERVISION FISICA DE MERCANCIAS
El gerente de la unidad comercial deberá planear, organizar y controlar la toma del inventario físico, debiendo desarrollar las siguientes actividades:
- consultar el plano y controles del inventario anterior.
- actualizar plano de lay-auto (plano de distribución de mercancía).
- estimar las hojas de inventario por zona y mueble, tomando en cuenta que enlas mismas se dispone únicamente de 27 renglones a utilizar, por lo que se deberá contar los productos, cabeceras y líneas departamentales que la componen, para cuantificar el rango. una vez obtenida la estimación total se deberá considerar un 1o% adicional e informar al gerente regional
- preparar material necesario: tablas, dieres, bolígrafos, etiquetas adheribles, ligas, clips y masquen-tape.
-vigilar que las mercancías sujetas a devoluciónestán previamente identificadas y relacionadas, las cuales deberán de anexarse al inventario físico.
- ordenar se saquen cuatro copias fotostáticas del plano de la tienda actualizado, debidamente zonificado.
- determinar las zonas del piso de venta que serán inventariadas el día del inventario en bodega.
- ordenar la colocación de los letrerosnecesarios para numerar las zonas y los muebles de acuerdo con el plano va zonificado, así como cartulinas indicando a proveedores y clientes la fecha de la toma física del inventario.
- verificar oportunamente las listas preliminares del personal que pueda ser supervisor de conteo y auxiliar de conteo, incluyendo en este ultimo caso demostradoras y promotores permanentes.
- verificar que esténpreparadas las listas del personal que trabaja en cajas registradoras, seguridad y otros departamentos durante el desarrollo del inventario en bodega.
- verificar que el piso de venta quede abastecido mientras se realiza el inventario en bodega.
- llevar a cabo la mesa de trabajo integrada por el supervisor regional y subgerentes, quienes deberán tener pleno conocimiento del presente manual, con elpropósito de programar e impartir los cursos de capacitación al personal participante en la toma física de inventario, con el apoyo del audiovisual preparado para este fin.
-asignación del personal responsable de la mesa de control (mismo que será habilitado al constatar el conocimiento total del manual y su mecánica). asimismo se designara a los responsables de las cifras de control y decaptura, supervisores y auxiliares de conteo por zona, apoyándose con la experiencia de la toma anterior.
- llevar a efecto conjuntamente con el gerente, subgerentes y jefes de línea, la zonificación para determinar el numero de zonas en las que hay que dividir el área a su cargo, considerando como máximo 7 muebles observando un consecutivo general de zonas, iniciando en bodega y concluyendo en piso deventa, pudiendo además incluir un menor numero de muebles por zona, de presentarse gran variedad de artículos.
- preparar cedulas de control de zonas, hojas de inventario adicionales y de folios cancelados.
- instruir a los jefes de línea revisen el precio contra el pedido abierto y acomodo de la mercancía por línea financiera, o en su caso departamental, diariamente hasta la consecución delinventario.
- informar a los auxiliares de conteo que intervienen en el inventario, a que zonas estén asignados y quienes son sus supervisores, colocando en el tablero de avisos al personal, un plano con la zonificación general de la tienda y listas del personal que intervendrá, notificando día y hora de la toma de inventario. lo mismo que un aviso indicando que se reporten a la gerencia de launidad comercial los empleados que no están incluidos en las mismas.
- verificar el surtimiento de los siguientes materiales para el área de computo: papel stock blanco 15' x 11' (caja), cintas para impresora, cintas para respaldo, reglas para captura, sellos con leyendas de "capturado", "verificar cifras de control", "cancelado", cojines para sello, cinta adhesiva y tinta para sellos.
- preparar...