Almacen

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ALMACEN

El almacén es la unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

El almacenista:

Es la persona que cargara bajo sus hombros la responsabilidad de surtir a todos los departamentos. Cualquier acierto suyo seguramente no se notara,pero cualquier falta o exceso de productos acarreara graves consecuencias.

Cuando se necesita a una persona que ocupe este cargo, generalmente se pide a los solicitantes a ese puesto que cuenten con cierta experiencia en empleos iguales o similares. Pero casi siempre será mejor contratar a una persona para ese nivel que no tiene experiencia en el puesto, e ir capacitándolo poco a poco,utilizando las políticas y procedimientos. El almacén puede ser llevado por cualquier persona, solo basta con tener criterio y seguir las políticas y los limites de los máximos y mínimos.

Pedido de mercancía:

Muchos de los sobre-costos se originan en comprar demás o de menos. En primer caso, el haber un excedente de materias primas y considerando que la gran mayoría son perecederos habrá una grancantidad de mermas, la rotación bajara y en consecuencia también la calidad. Y en segundo caso, al comprar de menos, siempre habrá escasez, se recurrirá a compras “de improvisto” (que también originan sobre-costos) y se negara productos al cliente, lo que a su vez afectara también la imagen. Para ello se debe considerar:

a) La capacidad de almacenamiento.
b) La caducidad de las materiasprimas.
c) La posibilidad de los proveedores de surtir exactamente las cantidades requeridas por mínimas que sean.
d) El grado de confiabilidad de los proveedores.
e) Los costos de almacenamiento (por espacio, refrigeración, congelación, costos financieros y mermas).
f) Los costos por pedido (dado que el flete sea por nuestra cuenta).
g) Los riesgos o seguros por transportar oalmacenar mercancía.

Recepción de mercancía:

Dentro de las políticas mas usadas para la recepción de mercancía están:

a) Establecer un horario de recepción de mercancía. Se sugiere de 10 a 12 horas.
b) Definir áreas para recibir a los proveedores.
c) No permitir que se utilicen otros horarios o áreas para recibir mercancía, excepto que haya sido autorizado por la gerencia.d) Pesar, medir o contar toda la mercancía (según su naturaleza) y cotejarlo siempre contra la factura o remisión. Para ello se recomienda contar con básculas con capacidad de 200,5 y 2 kilos.
e) Exigir al proveedor que siempre entregue la factura antes de entregar el producto. De lo contrario se prestara para fraudes.
f) La gerencia recibirá la mercancía esporádica y aleatoriamente, sinprevio aviso para el almacenista y proveedor.
g) En caso de contar con personal de vigilancia, ellos deberían anotar en su bitácora a todos los proveedores que llegan en el día, la mercancía que entregan, el número de factura y el importe. Esto evita que se aburran y, además, se encuentre con un sistema de control paralelo al de almacén.
h) En caso de haber devoluciones o faltantes demercancía, deberán anotarse en factura (original y copias) con lápiz y con firma de la persona que entregue, para posteriormente exigir la nota de crédito correspondiente.
i) Recibir a un solo proveedor a la vez.
j) No permitir que el proveedor entre al almacén, y evitar platicas no indispensables con el almacenista.
k) No aceptar regalos del proveedor.
l) Utilizar una puerta de accesode mercancía diferente a la de los clientes y empleados (cuando las instalaciones lo permitan).

Para recibir la mercancía es indispensable elaborar una tabla de pesos y especificaciones que permitan a la persona que recibe verificar que las materias primas cuenten con las características mínimas.

El formato de tablas de pesos y especificaciones sugerido es el siguiente:

TABLA DE PESOS...
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