Analisis ocupacional

CAPÍTULO^
EL ANÁLISIS OCUPACIONAL
Importancia. Definiciones. El proceso de la función. Recolección de la información. Análisis
de cargos. Descripción de cargos. Actualización-del Manual. Errores comunes. Resumen.

E

ste capítulo está destinado a estudiar el proceso que conduce a la
elaboración de las descripciones de los cargos de una empresa.
Inicialmente se destaca la importancia deesta función dentro del
sistema de la gestión de personal. A continuación se definen los conceptos más utilizados en este tema, para evitar la confusión que presenta el
uso de términos no definidos formalmente. El resto de este capítulo trata
las técnicas utilizadas para elaborar y mantener actualizado un manual
de descripción de cargos, que sirva para facilitar múltiples decisionesrelacionadas con la Administración de Personal.
De esta manera se espera contribuir al desarrollo de las capacidades analíticas requeridas por las personas encargadas de realizar esta función,
designada también como análisis y descripción de cargos.

IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS
OCUPACIONAL
Las actividades de reclutamiento y selección se orientan por los
requisitos que deben cumplir las personasdestinadas a realizar las
funciones de los cargos vacantes. Esto significa que antes de iniciar la
búsqueda de las personas requeridas por la empresa se deben tener
claramente identificadas las funciones y requisitos del puesto vacante, lo

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JOSÉ CASTILLO APONTE

cual es parte de la función de análisis ocupacional. Si alguien inicia la
búsqueda de un nuevo empleado sin tener claramentedefinido su perfil
ocupacional, le puede suceder lo mismo que al individuo que llega a un
almacén sin saber qué es lo que requiere comprar y termina adquiriendo
algo que no necesita.
La previsión de la fuerza laboral, la evaluación del desempeño, el entrenamiento y remuneración de personal se basan en las tareas, condiciones de trabajo, responsabilidades y requisitos de los cargos ocupados;
estainformación se encuentra en el manual de descripción de cargos de
la empresa.

ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

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Figura No. 5.1 Relación del análisis ocupacional
con el resto del sistema de la administración de personal.

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

PREVISIÓN
DÉLA
FUERZA
LABORAL

Al aceptar la Administración de Personal corno un sistema, todas las
funciones que lo conforman,comenzando por la planeación de la fuerza
laboral, dependen del análisis y descripción de cargos, como fuente de
información. Se puede decir que esta función suministra información
básica para todo el sistema de la gestión de personal, tal como lo muestra
la figura 5.1.
Koontz y O'Donnell (2) sostienen que: «para que se justifique y tenga sentido la existencia de cualquier cargo o posiciónindividual se requiere: 1)
que tenga objetivos ciertos y precisos, que son la tarea de planeación; 2)
que exista un concepto claro de los deberes y actividades que deba realizar; 3) que haya un entendimiento del área de autoridad de cada persona
de tal manera que cada quien sepa lo que debe hacer para obtener los
resultados deseados. Además, para hacerlo completamente operante, debe
establecersecómo y dónde obtener la información básica que requiera».
La determinación de las anteriores condiciones constituye parte de la
tarea del análisis y descripción de cargos, lo que convierte a esta función
en una herramienta valiosa para determinar el armazón organizativo
de la empresa.
La dinámica del análisis de los cargos coloca a los ocupantes y a sus
respectivos supervisores a definirclaramente los objetivos y funciones dé
cada posición, que muchas veces se confunden en la rutina diaria del
brabajo. Esto además de cohesionar el equipo de trabajo conformado por
un jefe y sus colaboradores, trae las ventajas que se derivan de distinguir
?ntre medios y fines. Buena parte de la ineficiencia de las instituciones
puede atribuirse al hecho de que sus integrantes realizan tareas...