Archivamiento

INTRODUCCIÓN

Un archivo es una colección de registros que se encuentran relacionados entre si, estos archivos se diseñan para manejar grandes cantidades de datos.

En los archivos no se requiere de un tamaño predeterminado; esto significa que se pueden hacer archivos de datos más grandes o pequeños, según se necesiten.

Cada archivo es referenciado por su identificador (su nombre.).ARCHIVO
Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurídicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son administrados, organizados y conservados para difundir la información contenida en ellos. También se denomina archivo al espacio físico o a la institución.
I. CONCEPTO DE ARCHIVO:
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tresacepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.:
o Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).
o La misma Administraciónreconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.
o También se le da este nombre alservicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.
o Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas,archivadores tipo Z, guías, etc.
II. FUNCIONES DEL ARCHIVO:
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre elfuncionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elementoprobatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
III. UTILIDAD DE LOS ARCHIVOS
Los archivos sirven a favor de:
- La administración pública, para lograr una mayor eficiencia y una transparencia de la gestión y como un antecedente y testimonio de sus funciones.
- La ciudadanía, para la defensa de sus derechos, lafiscalización de los actos públicos y como garantía de la transparencia administrativa que debe existir en todo Estado de Derecho.
- La investigación y la difusión cultural, como un repositorio de la memoria de la Nación. Todos los documentos producidos por las instituciones que se vinculan con los ciudadanos forman parte del Patrimonio Cultural Archivístico de la Nación, que se encuentra protegidopor la legislación archivística vigente. De allí que los archiveros, o quienes sean responsables de administrar la documentación archivística, están obligados a conservarlos y protegerlos; a no apropiarse de ellos, entregándolos a quienes los sucedan en sus funciones y a no eliminarlos sin autorización de la administración competente: el Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales de...