Archivistica

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La Administración Documental, un factor crítico de éxito para las instituciones

ELABORADO:   CLAUDIA PATRICIA GARCÍA BLANCO
FECHA: 23/09/2010
ACTIVIDAD: SEMANA NÚMERO 1
TEMA: GENERALIDADES DELA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

La Gestión de los documentos es una necesidad que ha sido continua a lo largo de la historia y es el resultante del trabajo de las Direcciones soporte de lainformación producida y utilizada por las Administraciones.

Los ciudadanos se basan en la información contenida en los documentos administrativos, por lo tanto su importancia es de vital importancia teniendoen cuenta que la gestión de la masa de documentos producidos se convierte en un factor crítico que necesita de planeación, gestión y organización.

La acumulación ordenada de documentos por unainstitución debe ser resguardada para la realización de sus diferentes propósitos culturales e históricos.

Esta función era encomendada archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manualesbásicas eran las carpetas las cuales eran depositadas archivadores y estantería que guardaban los documentos, los libros de registro, ficheros o kardex que permitían hacer referencias cruzadas y unalarga lista de técnicas de recuperación de información  mediante sistemas de codificación y clasificación.

En nuestro país se establece a través de la Ley 594 del año 2000, la gestión de documentos conuna serie de procesos como: planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograreficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.

El administrador documental continuamente está presto a cualquier necesidad empresarial y estará en la capacidad del control de lascomunicaciones recibidas y enviadas, buscando lineamientos de verificación para que la información sea completa y conservada en medios para tal fin, en cumplimiento a los criterios establecidos por...
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