Archivo y correspiondencia

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal citando o no el cargo del funcionario. No generan trámitespara las instituciones.
Adscrita al sistema de archivo central, es la única dependencia autorizada para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos. Tieneel propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normatizacion de los procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta dedocumentos por parte de la gestión documental.

FUNCIONES
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de maneracentralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programade gestión documental y los programas de conversación, integración a los procesos que se llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales,deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinara conforme a sus necesidades, sicentralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalizaciónunificado en cada entidad.

MISION
Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conversación adecuada de toda la documentación escrita(todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

MOBILIARIO Y EQUIPIO