Archivo

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria
Instituto Politécnico Territorial de Lara “Andrés Eloy Blanco”
Plan Nacional de Formación en Información y Documentación
Mérida Estado Mérida

ARCHIVO II

Profesora: Alumna:
Lilel Pulido Lisbeth Belandria

Mérida, 17 de Septiembre de 2011.

Introducción

La clasificaciónarchivística ha sido tradicionalmente considerada como una de las operaciones archivísticas más importante, desde el momento en que, al posibilitar el orden, crea las condiciones necesarias para el cumplimiento de todas y cada una de las funciones del archivo. Confundida lingüísticamente unas veces con la ordenación y otras con la organización, en ocasiones con ambas, la clasificación representala esencia de la disciplina archivística en su conjunto. En definitiva, entenderemos aquí por clasificación la operación consistente en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia, según el cual los fondos de archivos de una misma procedencia no deben mezclarse con los deotra, y orden original o de respeto a la estructura archivística, según el cual un fondo de archivo debe conservar o recibir una clasificación que corresponda a las estructuras administrativas internas del organismo que lo ha creado. Es por ello que a continuación conoceremos un poco mas de este interesante tema.

1. CONCEPCIONES TEORICAS DE LA CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
a) Concepto yclasificación
Concepto: Clasificar es la operación de mayor relevancia de cuantas integran la gestión documental de la Universidad Pública de Navarra. Sobre la clasificación reposan la práctica totalidad de técnicas, recursos e instrumentos archivísticos, por ser el modo en que se organizan lógica y físicamente los documentos y series documentales, cualquiera que sea su soporte, ya desde el mismoinstante de su producción en las oficinas.
Clasificación: La clasificación se lleva a cabo teniendo en cuenta la organización lógica de las funciones universitarias y las actividades en que se concretan esas funciones, recogidas como identificadores documentales unívocos –las denominadas “categorías”, que incluyen el código y su denominación- en el denominado “cuadro de clasificación”.
El ArchivoGeneral determina esas “categorías” tras un exhaustivo proceso de análisis, en el que se estudia con profundidad la estructura, la regulación jurídica y normativa, y también la evolución orgánica y funcional de la Universidad.
En la normalización de los códigos y su denominación intervienen de manera decisiva las oficinas, por cuanto es en ellas donde se detectan las necesidades de creación,modificación, supresión o actualización de las categorías de clasificación.
Para una actividad en concreto, documentos, expedientes y series comparten una misma categoría de clasificación, lo que proporciona la necesaria coherencia en el actuar de la administración universitaria.
La definición y normalización de categorías y las formas de ordenación de los documentos, así como el establecimiento,gestión, mantenimiento y actualización del cuadro de clasificación, son competencia del responsable del archivo general
El cuadro de clasificación de los documentos es la estructura jerárquica y lógica, organizada con criterios funcionales, que recoge cuantas actividades - concretadas en documentos- tienen lugar en la gestión universitaria.
El cuadro de clasificación se define además como elinstrumento de referencia y control en el que se plasman, a priori, las categorías de la clasificación normalizadas para toda la Universidad, recogidas de forma exhaustiva, pertinente, sistemática, coherente y jerarquizada. Las categorías del cuadro de clasificación pueden ser de dos tipos:
1. Categorías lógicas o conceptuales
Son aquellas categorías relativas a funciones generales desarrolladas...