Archivo

ACUERDO No. 002 (Enero 23 de 2004) “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,

CONSIDERANDO Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 8 dispone que“Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con losplanes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva “ ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999. Que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. Que el Estado está obligado a lacreación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Que los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia estosdocumentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Que se hace necesario establecer los lineamientos básicos para la organización de los fondos acumulados de las entidades del país. ACUERDA

ARTICULO PRIMERO.- Establecer los lineamientos básicos que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que cumplen funcionespúblicas, para la organización de sus fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.

Continuación Acuerdo No. 002 -2004

Página No. 2

ARTICULO SEGUNDO.los siguientes conceptos así:

DEFINICIONES. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen

CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a ladocumentación producida por una institución. En él se registran jerárquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries Documentales.
ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA
Carrera 6 No. 6-91  3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C. Página Web: www.archivogeneral.gov.co

FONDO ACUMULADO. Se entiende por fondo acumulado el conjunto dedocumentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo depermanencia en cada fase de archivo. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final. ARTÍCULO TERCERO.- ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS PRIMERA ETAPA. COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

1. Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar yconocer las unidades administrativas que produjeron la documentación. 2. Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y organigramas ( en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolución de la estructura orgánica de la institución, a partir de los materiales obtenidos en la búsqueda preliminar y de la misma documentación, objeto...