Archivo

¿CÓMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE UNA OFICINA MUNICIPAL?
1.1. CUESTIONES PREVIAS
Hay una idea que debe predominar por encima de todo, y es que los archivos se deben organizar pensando no sólo en el presente sino también en el futuro. Esto quiere decir que el sistema que diseñemos deberá servir para cubrir las necesidades futuras de la oficina.
Conseguir esto sólo será posible elaborando un buenplan de trabajo y adquiriendo unos conocimientos de archivo.
Ni todas las oficinas municipales archivan el mismo volumen documental ni tienen las mismas necesidades de consulta de documentos. Hay oficinas, como por ejemplo Urbanismo o Servicios Jurídicos, que mantienen muchos expedientes abiertos o en trámite durante un largo período de tiempo siendo, además, muy consultados por los propiosinteresados. Su sistema de archivo deberá ser ágil; los instrumentos de recuperación de los documentos y de la información (ficheros, libros...) tendrán que ser eficaces; y el mobiliario de oficina muy accesible.
Otras oficinas no tramitan demasiados expedientes pero, sin embargo, reciben mucha correspondencia. El período que transcurre entre la recepción de una carta y su contestación suele ser brevey, una vez archivado el documento, rara vez tendrá que ser consultado. Este podría ser el caso de una Secretaría de Alcaldía. El sistema de archivo puede ser sencillo una vez establecidos criterios claros de clasificación y ordenación.
Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten por un sistema que, dentro de unos criterios archivísticos básicos, se adapte a suscircunstancias.
Dicho lo anterior pasaremos a explicar por qué surge la necesidad de organizar un archivo en una oficina determinada.
Utilizando el sentido del humor (que tanta falta hace al organizar un archivo) se podría decir que el funcionario se plantea la organización del archivo tras el último ataque de nervios del jefe al no encontrar un documento imprescindible para ganar un juicio.Pero la realidad es que siempre llega un momento en que los responsables de los archivos son conscientes de que han llegado a un nivel de saturación tal que es imposible encontrar un documento concreto en el plazo solicitado.
Otras veces la necesidad se plantea ante la llegada de un nuevo responsable que exige que los documentos estén disponibles cuando se necesitan. Por último, y es lo máspreocupante, la necesidad surge cuando ya no hay espacio para archivar los documentos.
En muy pocas ocasiones se trata de una iniciativa planteada ante la creación de una nueva oficina o de un nuevo servicio, como sería aconsejable. La consecuencia de estos problemas es que la organización de los archivos se aborda con precipitación y sin ningún plan establecido por lo que se cometen los siguienteserrores:

* Fragmentación de las series documentales al utilizar una clasificación por asuntos o materias para la organización de los archivos.
* Excesiva división del archivo, ya que los documentos se ordenan en función de la situación en que se encuentran los expedientes.
* La no consideración de que la pauta de organización de un archivo la dan los expedientes finalizados.
* Ordenar losdocumentos en función de la recuperación de la información. Organizar un archivo requiere la utilización de un método en el que estén implicados todos los responsables de la oficina. Vamos a ver cuál puede ser ese método y las ayudas con las que podemos contar.
1.2. REUNIÓN DE TRABAJO
Se comenzará con una reunión de los responsables de la oficina. Si en el Ayuntamiento existe un archivero asistiráa la reunión y dirigirá los trabajos.
De esta reunión se obtendrá:
* Un análisis del problema
* Una fijación de objetivos
* Un consenso
Análisis del problema
Se estudiarán cuáles son los problemas que presenta el archivo de la oficina. Estos problemas pueden ser de muy diversa índole pero los más comunes son:
* Acumulación de documentos, en un breve período de tiempo, por el incremento de...