Archivos

UNIDAD IV ARCHIVO
4.1 Concepto
4.2 Finalidad u objetivo
4.3 Clasificación
4.3.1 De acuerdo a su organización
4.3.2 De acuerdo a los asuntos
4.3.3 De acuerdo a la documentación4.3.4 De acuerdo a su destino
4.3.5 De acuerdo al método empleado en su manejo
4.3.6 De acuerdo a la calidad y cantidad de documentos
4.3.7 De acuerdo a la asignaturaempleada
4.4 Sistemas
4.4.1 Alfabético
4.4.2 Geográfico
4.4.3 Por asuntos o materias
4.4.4 Cronológico
4.4.5 Numérico
4.4.6 Mixto
4.4.7 DecimalIntroducción
En una época, el manejo de documentos significaba el almacenamiento, recuperación y protección de papeles comerciales, básicamente el archivo.

En la época actual el manejo de documentosincluye no solo el archivo, sino también:
El Control
La Utilización
La Creación y la disponibilidad de los mismos
Requisitos para quien maneja el archivo
El sistema y proceso de archivo
Manejo ycontrol de documentos
Control de documentos
Creación de archivo
Almacenamiento de documentos
Protección de documentos

Conceptos Básicos de Archivo
Cada vez que se busca un nombre y un numero en eldirectorio telefónico se esta seleccionando información organizada bajo los principios de archivo
Ciclo de vida de un documento comercial
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Creación
El numero de documentos que se utilizandiariamente en una organización es impresionante por ejemplo:
Cartas
Avisos de publicidad
Estados de cuenta
Ordenes de Compra
Cheques
Etc.
Archivo
Cuando se decide tener documentos comerciales sedeben de tomar medidas necesarias para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida útil.
Cualquier documento que se retenga debe de ser guardado adecuadamente para poder localizarlo conrapidez cuando se necesite
Utilización
Los documentos se guardan por un motivo principal: consultarlos
Solo aquellos documentos que se van a necesitar para referencia futura justifica el tiempo...