Auditoria

ARCHIVOS DE AUDITORIA

Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.

Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

De acuerdo alas características particulares de los papeles de trabajo se ha establecido una clasificación de los archivos identificándolos a través de una codificación alfabética para su contenido y estos son diez y los desarrollaremos a continuación

1) Archivo Permanente (P):

Este archivo se debe implantar para cada entidad sujeta a control y estará conformado por un conjunto de documentos en los quese incluyen copias y extractos de información de interés, de utilización continua o necesaria para futuros exámenes.

Facilita a los auditores información básica sobre clientes, para comprender con mayor facilidad su sistema y están en condiciones de hacer referencia a documentos relevantes, año a año.

El archivo permanente se codificara con la letra P, y todos los documentos que se retirende las diversas secciones del archivo permanente serán trasladados a otro legajo de información inactiva, dejándose en su lugar una cedula donde se señalen el tipo de documento y las razones de dicho traslado.

En este contendrá copia o fotocopia autentificada de:

Información sobre la ley orgánica de la entidad, estatutos y demás normativa aplicable, se deberá preparar un índice donde sedescriba toda la documentación que se archivara en esta sección.

Organigrama estructural vigente aprobado por la alta dirección de la entidad que corresponda.

El ROF vigente y aprobado por la alta dirección de la entidad, en caso que este documento no se encuentre a probado se deberá archivar con el comentario respectivo a fin de mantener la evidencia de esta situación.

El manual deorganizaciones y funciones (MOF) aprobado por la alta dirección de la entidad.

Los manuales de procedimientos aprobados por la alta dirección de la entidad que se encuentren vigentes o en uso.

Los flujo gramas de las principales actividades de la entidad, donde se describan los procedimientos de los sistemas administrativos y de las principales transacciones y operaciones que se realizan en lasdiferentes áreas.

El plan operativo institucional aprobado por la alta dirección de la entidad, con relación a los últimos años, asimismo incluirá los resultados y logros alcanzados en las metas y objetivos trazados.

El último presupuesto institucional aprobado por la alta dirección de la entidad, además se incluirá la documentación sobre modificaciones presupuestarias, aprobadas y evaluacionesrealizadas por el área responsable en toma trimestral o semestral.}

Los últimos estados financieros definitivos preparados por la entidad, se debe indicar si estos han sido o no examinados por auditores externos o por el órgano de auditoria interna de la entidad; asimismo se deberán preparar papeles de trabajo que resuman la naturaleza de los principales rubros de los reportes financieros,siendo conveniente señalar su significancia económica (materialidad)en unidades monetarias o porcentuales.

Los informes de auditorias y exámenes especiales realizados a la entidad por la contraloría general de la República, órgano de auditoria interna o sociedades de auditoria. El equipo de auditoria que se designe para examinar al a entidad debe preparar papeles de trabajo que resuman el contenidode los citados, informes sobre aspectos importantes que tengan relación o afecten el alcance del examen a realizarse. Así mismo se debe preparar un índice donde se describa toda la documentación que se archivara en esta sección.

Denuncias presentadas por terceros a la entidad o a la contraloría General de la república, sobre hechos presuntos de faltas graves o indicios razonables de comisión...