Auditoria

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CASO PRACTICO
AUDITORIA OPERACIONAL

CASO PRACTICO NUMERO 1

EFICIENCIA OPERACIONAL GENERAL

(Nota : Se está partiendo de la base de que el jefe de Auditoría Interna acaba de ser cambiado, por esta razón se incluye la crítica de dicho departamento).

I - CARACTERISTICAS GENERALES DE LA EMPRESA

Ubicación de la empresa - La empresa “Industria “X” , S .A .” está ubicada en la ciudad deBogotá lugar que fue seleccionado por estar cerca del mercado más grande del país. La empresa cuenta con una planta y oficinas administrativas.

En la decisión para determinar el lugar en que debería estar la empresa, nunca se llevo a cabo ningún estudio ; el único argumento que se tomó en cuenta fue el anotado de estar cerca del mercado más grande existente.

Organización- La organización de la empresa esta estructurada como sigue :

Presidente de la compañía.

Al mismo nivel gerente de ventas, gerente de producción, gerente de compras , gerente de finanzas y gerente de personal.

Dependiendo de estos gerentes existe un Subgerente, en ocasiones llamado ayudante o asistente, y abajo de ellos el resto del personal

No existe ninguna gráfica deorganización que la defina, y es muy común que exista invasión de funciones y que los empleados y obreros, en ocasiones se encuentren confundidos en cuanto a quién es su jefe ; en épocas de reajuste en que a llegado a faltar el gerente de producción , el gerente de ventas a intervenido en las funciones de producción por acuerdo de la presidencia, sin que ello se haya notificado al personal demanufactura.

Los procedimientos que la empresa tiene para dar fluidez a su funcionamiento (compras, ventas, contratación de personal , e t c.) siempre han quedado al juicio del gerente respectivo. Esto ha originado que en ocasiones en que se ha cambiado algún gerente, este imponga un nuevo estilo y cambie los procedimientos a seguir , creando confusión en el personal subordinado.

En algunasentrevistas con supervisores de producción, contabilidad y ventas, encontramos quejas de que en ocasiones se les exigen responsabilidades que nunca se le habían notificado, sin habérseles concedido tampoco la autoridad correspondiente, por ejemplo :

A un supervisor de producción se le llamó la atención porque tres hombres bajo sus órdenes no estaban trabajando pues su máquina se habíadescompuesto. El supervisor, desde dos días antes, había pedido mantenimiento sin habérsele proporcionado.

A un supervisor de ventas se le llamó la atención porque sus vendedores no habían cumplido la cuota signada, sin embargo esta cuota no se les había notificado y en su determinación, nunca se les consulto.

Al supervisor de cuentas por pagar en el departamento de contabilidad e le llamó laatención por no haber pagado tres facturas a un proveedor muy importante el cual dejó de surtir por este hecho. Estas facturas si habían sido aprobadas por ese departamento un mes antes pero en la programación de pagos no había sido incluida porque , por ordenes del gerente de finanzas , todos los pagos mayores a $ 50.000 deberían ser detenidos.

Producción - La empresa se dedica a laelaboración de productos farmacéuticos utilizado tecnología inglesa y alemana por la que paga regalías y esporádicamente, asistencia técnica.

Financiera - Anualmente se elabora un presupuesto, que se encomienda al gerente de finanzas.

Dicho presupuesto tiene las siguientes características :

En su elaboración sólo interviene el departamento de finanzas y esporádicamente se consulta a losgerentes de los departamentos.

El presupuesto solo es por un año.

No esta dividido por áreas de responsabilidad.

La principal fuente de financiamiento es la cobranza de la empresa.

Instalaciones productivas - La compañía cuenta con una planta la cual se ha ampliado por ordenes de expansión debido al desarrollo de nuevos productos y a la mayor demanda de los ya existentes. El...
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