Automatizacion de oficinas
Páginas: 97 (24211 palabras)
Publicado: 17 de junio de 2010
EJERCICIO No.1
CONCEPTO DE AUTOMATIZACION
1. Identificación de tareas que no ameritan ser automatizadas.
1. La limpieza del área de trabajo dentro de la oficina
- Ya que es necesario mantener limpia nuestra o el área de trabajo, no necesita automatización debido a que únicamente consiste en sacudir el polvo, pasar un trapo húmedo con algún desinfectante o similar.1.2 El llenado de formularios o documentos que se presenta o se entregan 1 o d una dos veces al año
- Debido a que no son frecuentes, no es relevante el tiempo que toma el elaborarl elaborarlos nos es necesario automatizar este proceso.
2. Identificación de tareas que si ameritan ser automatizadas.
1. La elaboración de planillas de sueldos.¿Por qué? Debido a la cantidad de empleados de una institución se hace necesario reducir el tiempo de elaboración de dichas planillas tomando en cuenta que el contrato de cada uno de ellos está por un tiempo indefinido o aun mas cuando éste sea por un periodo definido, la variación de empleados no será significante por lo que se podría automatizar asi:
¿cómo? Realizando unformato en una hoja electrónica en donde los datos de los empleados sean listados y clasificados por departamento, creando puntos de referencia para los cambios futuros.
2.2 La recepción de documentos vía Fax
Implementado un aparato que tuviera la función de programación y la dedicación de un solo numero para cuando se necesitase recibir un documento vía fax se marcase ese numeró yel aparato automáticamente envía el tono de fax, cabe mencionar que se debe incluir por parte de quien envía, anotar para quien y de quien proviene el fax.
Esto solo mejora la capacidad de recepción ya que el envió depende la otra persona o empresa, si tiene o no automatizado este proceso, es decir su recepción de fax.
Anteriormente había que esperar a que la llamada entrara a un solonumero y luego transferirla al fax, luego levantar el auricular, tomar nota de quién y para quién el fax, dar el tono de este servicio.
El ingreso y egreso del personal a la institución.
La colocación de un sistema que reconociera la huella, o el contorno por medio de puntos referenciales de la mano asignando una clave a cada empleado, ya es necesario controlar o mantener el horario deingreso y egreso, para determinar si todos cumplen con el mismo y del por qué el ingreso o ingreso temprano o tardío.
Anteriormente se realizaba este proceso con tarjetas la cuales el empleado ubicaba según su puesto e insertaba en un reloj que imprimía la fecha y horario en la tarjeta, era poco confiable ya que otro empleado podía marcar la tarjeta de mas empleados a su mismo horario mientrasestos podían ingresa mas tarde.
EJERCICIO 2
Empresa: Fabrica de jabón de baño JABONES ESPECIALES S.A.
TAREAS PRODUCTIVAS
1.- La compra de materia prima en mercados mas baratos.
2. Emplear a trabajadores y pagarles por hora y darles un estimulo más según la demanda de jabón.
3.- Utilizar moldes hechos de material reciclado, para obtener un mejor precio de compra de estos moldes.4.- La venta de jabones directamente a un distribuidor a precios bajos para obtener una mayor venta.
5.- Utilizar cajas y envoltorios con poca publicidad grafica y un buen mensaje del producto vendido.
CLASIFICACION DE TAREAS ADMINISTRATIVAS.
1.- Ubicar clientes a quienes distribuir el producto.
2.- Identificar a quien se le puede vender al crédito.
3.- Encargarse del pago deimpuestos.
4.- Identificar a los proveedores de materia prima.
5.- Pago de salarios.
CINCO PUESTOS EXISTENTES.
1. Gerente financiero.
2. Contador
3. Auditor interno.
4. Encargado de ventas
5. Vendedor rutero
EJERCICIO 3
ANALISIS DE TAREAS
|TAREA |1.- Conocer a proveedores de materia |2.- Identificar clientes a...
CONCEPTO DE AUTOMATIZACION
1. Identificación de tareas que no ameritan ser automatizadas.
1. La limpieza del área de trabajo dentro de la oficina
- Ya que es necesario mantener limpia nuestra o el área de trabajo, no necesita automatización debido a que únicamente consiste en sacudir el polvo, pasar un trapo húmedo con algún desinfectante o similar.1.2 El llenado de formularios o documentos que se presenta o se entregan 1 o d una dos veces al año
- Debido a que no son frecuentes, no es relevante el tiempo que toma el elaborarl elaborarlos nos es necesario automatizar este proceso.
2. Identificación de tareas que si ameritan ser automatizadas.
1. La elaboración de planillas de sueldos.¿Por qué? Debido a la cantidad de empleados de una institución se hace necesario reducir el tiempo de elaboración de dichas planillas tomando en cuenta que el contrato de cada uno de ellos está por un tiempo indefinido o aun mas cuando éste sea por un periodo definido, la variación de empleados no será significante por lo que se podría automatizar asi:
¿cómo? Realizando unformato en una hoja electrónica en donde los datos de los empleados sean listados y clasificados por departamento, creando puntos de referencia para los cambios futuros.
2.2 La recepción de documentos vía Fax
Implementado un aparato que tuviera la función de programación y la dedicación de un solo numero para cuando se necesitase recibir un documento vía fax se marcase ese numeró yel aparato automáticamente envía el tono de fax, cabe mencionar que se debe incluir por parte de quien envía, anotar para quien y de quien proviene el fax.
Esto solo mejora la capacidad de recepción ya que el envió depende la otra persona o empresa, si tiene o no automatizado este proceso, es decir su recepción de fax.
Anteriormente había que esperar a que la llamada entrara a un solonumero y luego transferirla al fax, luego levantar el auricular, tomar nota de quién y para quién el fax, dar el tono de este servicio.
El ingreso y egreso del personal a la institución.
La colocación de un sistema que reconociera la huella, o el contorno por medio de puntos referenciales de la mano asignando una clave a cada empleado, ya es necesario controlar o mantener el horario deingreso y egreso, para determinar si todos cumplen con el mismo y del por qué el ingreso o ingreso temprano o tardío.
Anteriormente se realizaba este proceso con tarjetas la cuales el empleado ubicaba según su puesto e insertaba en un reloj que imprimía la fecha y horario en la tarjeta, era poco confiable ya que otro empleado podía marcar la tarjeta de mas empleados a su mismo horario mientrasestos podían ingresa mas tarde.
EJERCICIO 2
Empresa: Fabrica de jabón de baño JABONES ESPECIALES S.A.
TAREAS PRODUCTIVAS
1.- La compra de materia prima en mercados mas baratos.
2. Emplear a trabajadores y pagarles por hora y darles un estimulo más según la demanda de jabón.
3.- Utilizar moldes hechos de material reciclado, para obtener un mejor precio de compra de estos moldes.4.- La venta de jabones directamente a un distribuidor a precios bajos para obtener una mayor venta.
5.- Utilizar cajas y envoltorios con poca publicidad grafica y un buen mensaje del producto vendido.
CLASIFICACION DE TAREAS ADMINISTRATIVAS.
1.- Ubicar clientes a quienes distribuir el producto.
2.- Identificar a quien se le puede vender al crédito.
3.- Encargarse del pago deimpuestos.
4.- Identificar a los proveedores de materia prima.
5.- Pago de salarios.
CINCO PUESTOS EXISTENTES.
1. Gerente financiero.
2. Contador
3. Auditor interno.
4. Encargado de ventas
5. Vendedor rutero
EJERCICIO 3
ANALISIS DE TAREAS
|TAREA |1.- Conocer a proveedores de materia |2.- Identificar clientes a...
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