Balances en excel

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Elaboración de Balance General y Cuadro Demostrativo de Resultado con Excel Introducción: Muchos de los estudiantes y profesionales con diferentes niveles de preparación y experiencia, tanto auxiliares como contadores y/o administradores, han estado esperando una aplicación capaz de soportar satisfactoriamente con un poco de conocimiento de Excel, para la obtención de Estados Financieros Básicosa partir de la carga de asientos contables. Esta claro que, además de conocer un poco de Excel deberá conocer las técnicas contables básicas, como el principio de la partida doble, naturaleza de los saldos (deudor/acreedor), sistemas decodificación de cuentas, el balanceo del debe y el haber entre otras. En esta exposición voy a presentar los pasos para obtener el Balance de sumas y saldos,utilizando por un lado herramientas como ordenar y subtotales, y luego utilizaremos una poderosa herramienta llamada Informe de tablas y gráficos dinámicos. A partir de estos informes ya podemos diseñar manualmente el Balance General y el Cuadro de Resultados. Paso 1. – Diseñar la tabla de asiento diario con las siguientes columnas:
Orden 1 2 3 4 Fecha 24/10/2007 24/10/2007 24/10/2007 24/10/2007NroAsto CodCta 1 1.01 1 1.02 1 1.03 1 2.10 CuentaContable Caja Mercaderías Deudores Varios Capital Descripcion Apertura Apertura Apertura Apertura Debe 100.000 250.000 150.000 500.000 Haber

Paso 2. – Codificación de las Cuentas Es sumamente necesario contar con una buena codificación de las cuentas contables a fin de que se pueda utilizarse para la elaboración de los informes. En este ejercicio seutilizara una codificación sencilla del plan de cuentas a fin de que el interesado comprenda cabalmente la importancia del mismo. En este punto es importante considerar un criterio de codificación numérica uniforme, por ejemplo, las cuentas del Activo se le asigna 1, Pasivo 2, Perdidas 3 y Ganancias 4, Asi la cuenta Caja del Grupo Disponibilidades del Activo le corresponderá 1.01.01, donde: 1.Activo Disponibilidades 1.01.01. Caja (cuenta imputable) 1.01.02. Bancos xx (cuenta imputable) Inventario Otros activos 2. Pasivo Pasivo Exigible Proveedores (cuenta imputable) Otros acreedores (cuenta imputable) Pasivo no Exigible Capital

Reservas Resultados Paso 3. Carga de Asientos. Al cargar un registro que corresponde al Haber en la columna CuentaContable utilice la opción Aumentar sangría dela barra Formato, a fin de crear una vista de profundidad que facilite la lectura en el mayor. Cuando esté digitando el nombre de la cuenta trate siempre escribir de una manera uniforme (Escribir de la misma forma cada concepto). El siguiente cuadro muestra datos de 4 asientos diarios

Paso 4. – Preparación de Datos de Apoyo: En la columna I agregue el titulo “Saldo”. Escriba debajo de estetitulo la siguiente formula en la celda I2 = SI(G2>0;G2;-H2). Copie esta formula en todas las celdas con asientos, la cual utilizaremos para mostrar en una sola columna el importe del debe y del haber que, sumando algebraicamente obtendremos el saldo de cada cuenta.

A. Preparación de Balances y Resultados Financieros con Ordenar y Subtotales Paso 5. Realizamos la mayorización de las cuentas a.Aplicamos Ordenar… del menú Datos, Presione Aceptar, luego observe los cambios, en caso que desea ver el asiento como estaba originalmente, ordene por la columna Orden. b. Utilizamos Subtotales… del menú Datos y modificamos los valores de la ventana de dialogo como el cuadro siguiente: Tenga en cuenta que en caso de existencia de varias formas de escritura de Caja, por ej. CAJA y otras variantes delmismo concepto, Excel realizará distinciones según como esta escrito, y por lo tanto considerará como conceptos diferentes.

c. A continuación se observa el siguiente cuadro luego de aplicarse la operación

d. Elaboración del Balance y Resultados. El cursor muestra el saldo de Mercaderías – Productos Terminados. Observe un pequeño circulo rojo en la esquina superior izquierda, si selecciona...
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