Barreras de la comunicacion
Páginas: 12 (2836 palabras)
Publicado: 3 de septiembre de 2012
Guía para el desarrollo del archivo
ROSA AIDÉ PÉREZ PALMA
Índice pág.
1.- Introducción………………………………………………………… 3
2.- Objetivos……………………………………………………………… 4
3.- DOCUMENTO: concepto y tipología………………………… 5
4.- La ordenación……………………………………………………… 7
4.1 Tipos de ordenación…………………………………………………. 7
4.2 Operaciones relacionadas con laordenación……………… 8
5.- El archivo……………………………………………………………………. 8
5.1 Funciones del archivo ……………………………………………... 9
5.2 Clases de archivos………………………………………………….. 9
5.3 El archivo de gestión………………………………………………… 10
5.4 Conservación de la información…………………………….…… 10
6.- El registro…………………………………………………………………… 11
6.1 Clases de registros…………………………………………………… 116.2 Contenido de los registros…………………………………………. 12
6.3 Derecho de acceso…………………………………………………… 12
6.4 Funciones………………………………………………………………… 12
7.- Conclusiones……………………………………………………………….. 13
Introducción
La finalidad de este trabajo es ofrecer al personal los lineamientos básicos para organizar, de la manera más eficiente, su archivo administrativo.
Al instalar unaoficina pública se generan documentos de suma importancia para ella; de ahí que sea necesario integrarlos en expedientes y organizarlos en un archivo de esta naturaleza.
Este archivo constituye una fuente de información indispensable que apoya el trabajo del encargado y el tiempo que se invierta en su creación, mantenimiento y actualización redundará en beneficio de la oficina en su conjunto.
Elpresente instructivo define y describe cuáles son los expedientes básicos y complementarios, así como cuáles son los documentos que los integran. Al mismo tiempo, ofrece la orientación necesaria para su ordenamiento y mantenimiento.
Si contamos con la información documental en orden y al día será posible localizarla rápidamente y con ello facilitaremos la planeación y organización de lasactividades internas y de los servicios.
Objetivos:
Se presenta este tema con la finalidad de cubrir una necesidad primordial en el desempeño de mis funciones, así como de cualquier secretaria o personal encargado del archivo y correspondencia. Toda vez que es una labor de mucha responsabilidad, pues del seguimiento o trámite que se le dé a toda la documentación que serecibe en el área, se verán resultados positivos, pues los inventarios disminuirán considerablemente.
Por lo anterior, creo que es necesario conocer y manejar los principios fundamentales relacionados con la composición de las diferentes piezas del archivo oficial y las diferentes técnicas aplicadas para el control de gestión del mismo.
El trabajo que cotidianamente serealiza en la oficina exige la elaboración y recepción de diversos documentos.
Durante la instalación se generan las actas de cabildo y de entrega y ya en funciones se efectúan inventarios de acervo, se reciben las remisiones de las dotaciones de mantenimiento, se envían y se reciben documentos de instancias se elabora un acta de entrega-recepción cada vez que un nuevo encargado ingresa a laoficina, etcétera. Toda esta documentación se integra en el archivo administrativo.
DOCUMENTO: concepto y tipología.
a) Concepto de documento:
Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este sería el concepto general de documento.
La Ley dePatrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.
Desde el punto de vista administrativo, documento sería toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan...
ROSA AIDÉ PÉREZ PALMA
Índice pág.
1.- Introducción………………………………………………………… 3
2.- Objetivos……………………………………………………………… 4
3.- DOCUMENTO: concepto y tipología………………………… 5
4.- La ordenación……………………………………………………… 7
4.1 Tipos de ordenación…………………………………………………. 7
4.2 Operaciones relacionadas con laordenación……………… 8
5.- El archivo……………………………………………………………………. 8
5.1 Funciones del archivo ……………………………………………... 9
5.2 Clases de archivos………………………………………………….. 9
5.3 El archivo de gestión………………………………………………… 10
5.4 Conservación de la información…………………………….…… 10
6.- El registro…………………………………………………………………… 11
6.1 Clases de registros…………………………………………………… 116.2 Contenido de los registros…………………………………………. 12
6.3 Derecho de acceso…………………………………………………… 12
6.4 Funciones………………………………………………………………… 12
7.- Conclusiones……………………………………………………………….. 13
Introducción
La finalidad de este trabajo es ofrecer al personal los lineamientos básicos para organizar, de la manera más eficiente, su archivo administrativo.
Al instalar unaoficina pública se generan documentos de suma importancia para ella; de ahí que sea necesario integrarlos en expedientes y organizarlos en un archivo de esta naturaleza.
Este archivo constituye una fuente de información indispensable que apoya el trabajo del encargado y el tiempo que se invierta en su creación, mantenimiento y actualización redundará en beneficio de la oficina en su conjunto.
Elpresente instructivo define y describe cuáles son los expedientes básicos y complementarios, así como cuáles son los documentos que los integran. Al mismo tiempo, ofrece la orientación necesaria para su ordenamiento y mantenimiento.
Si contamos con la información documental en orden y al día será posible localizarla rápidamente y con ello facilitaremos la planeación y organización de lasactividades internas y de los servicios.
Objetivos:
Se presenta este tema con la finalidad de cubrir una necesidad primordial en el desempeño de mis funciones, así como de cualquier secretaria o personal encargado del archivo y correspondencia. Toda vez que es una labor de mucha responsabilidad, pues del seguimiento o trámite que se le dé a toda la documentación que serecibe en el área, se verán resultados positivos, pues los inventarios disminuirán considerablemente.
Por lo anterior, creo que es necesario conocer y manejar los principios fundamentales relacionados con la composición de las diferentes piezas del archivo oficial y las diferentes técnicas aplicadas para el control de gestión del mismo.
El trabajo que cotidianamente serealiza en la oficina exige la elaboración y recepción de diversos documentos.
Durante la instalación se generan las actas de cabildo y de entrega y ya en funciones se efectúan inventarios de acervo, se reciben las remisiones de las dotaciones de mantenimiento, se envían y se reciben documentos de instancias se elabora un acta de entrega-recepción cada vez que un nuevo encargado ingresa a laoficina, etcétera. Toda esta documentación se integra en el archivo administrativo.
DOCUMENTO: concepto y tipología.
a) Concepto de documento:
Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este sería el concepto general de documento.
La Ley dePatrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.
Desde el punto de vista administrativo, documento sería toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan...
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