Beneficio del correo electronico

Beneficios del correo electrónico
Para todos quienes lo utilizamos, el e-mail se ha convertido en una herramienta indispensable de comunicación, tanto para el trabajo como para la vida personal, y esto no ha ocurrido de manera fortuita. Sus características y efectividad han hecho que sea.
(Fragmento del libro El e-mail en el trabajo).

Sus ventajas sobre los sistemas de correo tradicionalson indiscutibles. Su funcionalidad nos ha permitido incrementar nuestra productividad y eficiencia laboral, agilizando actividades y mejorando todos los tipos de procesos que involucran información clave para nuestras funciones.

Por razones didácticas, he agrupado los beneficios del e-mail como medio en una especie de decálogo:

1. Disponibilidad.

Es un recurso disponible las 24 horas deldía y los 365 días del año, lo que nos permite estar conectados con el mundo todo el tiempo, para informar o estar informados. Sólo necesitamos una computadora y una cuenta de acceso a Internet, bien sea propia o de otra persona.

2. Accesibilidad.

Gracias a la naturaleza virtual de nuestra dirección de correo electrónico, podemos enviar y recibir mensajes en diferentes lugares: En el trabajo,en la oficina del cliente, en un aeropuerto, un hotel, un restaurante, un centro comercial, en un instituto educativo, en nuestra casa o la de nuestros familiares.

3. Rapidez.

La información a través del e-mail viaja más rápido que a través del fax o un sistema expreso de encomiendas, como el de FedEx o UPS. Los destinatarios pueden recibir nuestros mensajes casi de manera instantánea, y asu vez podemos recibir sus respuestas con la misma inmediatez.

4. Tu decides.

Cada quién decide cuándo y dónde leer los mensajes que recibe, de a cuerdo a la importancia y la prioridad que establece, de manera personal. De igual manera, cada quién tiene el poder de decidir si responde o no cada mensaje recibido, y cuándo lo hace. En otras palabras el e-mail le da más tiempo para formularresponder, ventaja que la comunicación cara-a-cara o el teléfono no permiten. En este mismo sentido se dice que el e-mail es un medio "asincrónico": Las personas involucradas no necesitan coincidir en el tiempo para comunicarse.

5. Multi-destinatarios.

Uno de los beneficios que más ha fascinado al mundo es el poder transmitir el mismo mensaje a más de una persona al mismo tiempo, sin tener quere-trabajar o hacer copias del mismo. No sólo es algo sumamente fácil de hacer, sino que no implica para nosotros ningún costo adicional.

6. Multi-documentos.

En cada correo electrónico podemos incluir diferentes tipos de documentos digitales (imágenes, sonido, video, hojas de cálculo, gráficos, textos, etc.), sin que haya mayores implicaciones para el remitente que el tiempo que podríarequerirse para su transmisión, de acuerdo al peso de cada documento.

7. Ahorros significativos.

Además del tiempo que ganamos en los beneficios antes mencionados, ahorramos papel, sobres, estampillas, y el resto de la logística operativa del correo tradicional. Pero también ahorramos espacio y tiempo porque el sistema de e-mail nos brinda la posibilidad de ordenar, clasificar, almacenar ygerenciar los mensajes que recibimos, de acuerdo a los criterios de cada quien.

8. Documentación.

Para los procesos de intercambio de información en las empresas, resulta muy beneficioso que el correo electrónico deje un respaldo formal y detallado del contenido específico del mismo, lo que nos facilita el seguimiento de datos o instrucciones en un momento determinado, y nos proporciona unaevidencia escrita de lo que se ha dicho y quiénes han participado. Cada mensaje puede releerse tantas veces como se desee.

9. Retransmisión fidedigna.

Podemos retransmitir una información o un mensaje de manera fiel a la fuente original, sin cambiar su contenido, y evitando la distorsión que casi siempre se da de manera implícita en la comunicación verbal, cuando ponemos los mensajes de otros...