Carta comercial

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  • Publicado : 10 de febrero de 2011
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La carta comercial
La correspondencia comercial ha perdido parte de la función que ejercía en épocas anteriores como único contacto entre una compañía y sus clientes u otras firmas; ya que se suele acudir a métodos más rápidos y directos de comunicación (E-Mail o Correos Electrónicos); pero no por ello hemos de creer que pierde importancia.
La carta es una de las categorías de correspondenciaque más modalidades presenta, debido a los diferentes destinatarios y u correspondiente trato.
Las partes de una carta comercial son las siguientes:
1.- Membrete
Es una forma útil de introducir lo datos más importantes de la empresa que envía la carta, ya que debe aportar la siguiente información básica:
- Logotipo o anagrama de la empresa (optativo), que puede estar impreso a varias tintas.
-Nombre completo de la empresa o la persona
- Breve identificación (por ejemplo: maquinaria de construcción, pediatra, asesoría jurídica, psicológica, etc.)
- Dirección (Calle, número, piso, ciudad, código postal, provincia, domicilio, país.)
- Apartado Postal
- Número de teléfono (Telex, telefax, telegramas).
- También puede informar sobre: La instancia o el departamento que envía la carta,otras filiales, sucursales u oficinas; miembros de la presidencia, la gerencia o la administración; así como lemas de la empresa, las referencias del destinatario y del remitente.
Actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga el membrete impreso y este suele estar bien en la parte izquierda del mismo u ocupando todo el ancho superior de la hoja.
Es norma común que lasempresas que utilizan membrete lo incluyan no tan sólo en el papel de la carta, sino también en los sobres. En estos casos aparecerá impreso al pie en la parte anterior del sobre y no en la solapa.
2.- Referencias
Se caracterizan por un número correlativo e iniciales de la dependencia o unidad que elabora la nota. Estas suelen describirse después del membrete y figuran en el margen superiorizquierdo del papel (esto último depende del estilo de mecanografiado).
3.- Fecha
Se escribe en el ángulo superior derecho del papel, dejando de 2 a 3 líneas después del membrete, a 1 espacio por debajo de las referencias; debe incluir el día, mes y año.
Se acostumbra a no escribir la localidad (lugar) del remitente cuando ésta aparece en el membrete. Si no, debe citarse anteponiéndose al día ydespués de una coma.
Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplear número para citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minúscula y precedido de la preposición "de" (que no siempre suele incluirse).
4.- Asunto
Es el resumen del objeto de la carta y aparecerá normalmente en el margen superior izquierdo del papel, después del nombre de la dependencia ounidad que elabora la nota.
Tanto las referencias y el asunto, aunque no siempre se incluyen, son dos factores importantes en la correspondencia comercial, ya que facilitan operaciones posteriores de clasificación y archivo de la misma.
5.- El destinatario
Es importante que se cite el destinatario de igual manera en el sobre que en el interior de las cartas, ya sea un particular, una empresa oinstituciones gubernamentales, el tratamiento que se escriba debe ser el mismo.
Ejemplos:
Ingeniero Señora
Luis Fernando Ponce María José Hernández Fuentes
Gerente General de IBM 1ª. C. Pte., Av. Bernal, No. 1577,
Presente. Col. Vista Hermosa, Zona 1,Guatemala, Guatemala, C.A.
6.- El saludo
Este va aunado con algunas frases de entrada. En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentes primordiales, ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario. A tal efecto se han estandarizado una serie de expresiones y fórmulas típicas de saludo que son las más empleadas:
- Estimad@ señor@...
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