Cartas comerciales

Cartas comerciales

La carta comercial es una comunicación que tiene carácter documental y que utilizan las empresas para ponerse en contacto o bien con otras empresas o bien con clientes siempre con un objetivo comercial fijado. Tienen una gran importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales.

Este tipo de documento es muy común y seutiliza a diario. Cualquier persona ha tenido en sus manos infinidad de veces una carta de estas características por lo que podemos afirmar que están al alcance de cualquier persona en casi cualquier momento de su vida, ya que las encontramos en el buzón de nuestra propia vivienda en numerosas ocasiones. El emisor, en la gran mayoría de las ocasiones, es una empresa que tiene un objetivo concretoy que se lo transmite al destinatario mediante un tipo de carta comercial. Este destinatario puede ser un cliente de dicha empresa, un cliente potencial que quiere captar para que se convierta en su cliente real, o bien otra empresa con la que mantiene relaciones comerciales.

Las cartas comerciales tienen siempre una finalidad comercial, como su nombre indica, que puede ser de diversa índolesegún el subtipo de carta comercial del que se trate. Los motivos más comunes para emitir estas cartas dependen de la relación entre emisor y destinatario. Cuando la empresa se dirige a particulares (clientes o clientes potenciales) suelen contener publicidad, cambios en la política, situación o emplazamiento de la empresa, agradecimiento, asegurar la conformidad de sus servicios o fidelizar a suclientela. Si la empresa se dirige a sus propios empleados, los motivos más comunes son la felicitación o promociones internas. En el caso de que la empresa se dirija a otra empresa los motivos suelen estar relacionados con la actividad comercial que mantengan: realizar un pedido, confirmar su recepción o reclamar son los más comunes.

En cuanto a las características lingüísticas de estas cartas,el registro puede variar en función del tipo de comunicación. En el caso de una comunicación externa a la empresa se utilizará un registro formal. Si la comunicación es interna, que se trata de un caso menos frecuente, se utilizará un registro formal pero un poco menos elevado ya que a pesar de ser una comunicación jerárquica se pretende dar una imagen de horizontalidad. Otras características quese dan son la claridad, precisión, agilidad, persuasión y prudencia en la redacción.

En primer lugar, la carta debe ser clara y su lectura debe ser fácil con una organización y conexión en sus ideas sencilla. Se debe evitar la ambigüedad de las fórmulas vagas e imprecisas que dificultan su lectura. Otros elementos que debemos evitar son las palabras rebuscadas o tecnicismos innecesarios, elexceso de abreviaturas y siglas y los anglicismos que tengan un equivalente en español. En segundo lugar, se debe ser preciso mediante el uso de frases no demasiado largas incluso cortas y de sintaxis sencilla. El objetivo de la carta se pierde si se dan demasiados rodeos o circunloquios y se hace muy pesada si cae en repeticiones. La carta comercial debe ser concisa pero no incompleta. En tercerlugar, su lectura debe ser ágil. Debemos conseguir una redacción que sea sencilla y sobre todo rápida de leer y para ello el orden y conexión de la ideas es fundamental. En cuarto lugar, la carta debe ser persuasiva para conseguir su objetivo. Para ello hay que plantearse tres cuestiones: ¿qué queremos decir? ¿cómo lo queremos decir? ¿a quién vamos a dirigir el escrito?. Por último, se debe tener encuenta la prudencia. Se debe evitar el lenguaje demasiado directo o efusivo y nunca se debe olvidar la cortesía.

La estructura de este tipo de cartas es rígida y está muy tipificada. Todos los tipos de cartas comerciales están obligadas a plasmar los mismos elementos y todas ellas comparten la disposición de dichos elementos. El encabezamiento es la parte donde aparecen los datos tanto del...