Ciclo Vital De Los Documentos

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Wiffels, en 1972 planteo su teoría sobre las fases o edades básicas del ciclo vital del documento, esta denominación hace relación a las etapas que cumple undocumento a lo largo de su vida útil. Según González de Ríos, estas etapas se pueden considerar de la siguiente manera: Planeación, elaboración, utilización y mantenimiento, y eliminación. En esencia esteciclo se define en tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo, según la fase en que se encuentren los documentos. A continuación se presenta la caracterización que González deRíos enuncia sobre cada etapa:

PLANEACION: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorridoELABORACIÓN DE DOCUMENTOS:
Esta fase la gestión de documentos tiene como objetivos:

· Evitar la producción de documentos no esenciales

· Disminuir el volumen de los documentos

·Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios

· Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y de automatización .

UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:
Estasegunda fase comprende la selección, utilización, control y almacenamiento, se caracteriza por:

· Disponibilidad de la información y de los documentos necesarios

· Utilización a bajo costode la información y de los documentos

· Selección de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los documentos, adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de uso.

LA ELIMINACIÓNDE DOCUMENTOS:
Solo después del proceso de evaluación, se puede determinar qué documentos deben ser conservados y cuáles pueden eliminarse. Todo procedimiento eficaz para suprimir documentos debecumplir con las siguientes actividades:

· Identificación y descripción de los documentos por series

· Clasificación de estas series con miras a su conservación o eliminación

·...