Ciclo Vital De Los Documentos

NOMBRE: ALEJANDRO ORTIZ PINZON
FECHA: 15/08/2011
ACTIVIDAD:
TEMA: CICLO VITAL DE DOCUMENTOS

MOMENTO DE GESTION: Denominado también Pre archivo, el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo origino. Este a su vez comprende los siguientes momentos: PLANEACION: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalizacióny estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido; ELABORACION: Es la edición del documento; TRAMITACION: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento, el termino de la tramitación da paso a la vigencia.
Dentro del momento de gestión tenemos las siguientes funciones archivísticas: LA EDICION: es la fase de la elaboración deldocumento mediante la aplicación de la normalización (normalización archivística jurídica regula la gestión y todo el ciclo de los archivos) y la normalización (abarca la normatividad administrativa: regula el proceso comunicativo, informativo y archivístico y la normatividad técnica: regula el que, el cómo, él cuando y el con que en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas) querequiera según el tipo documental; EL ACOPIO: o reunión de documentos, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo; LA ORGANIZACIÓN: proceso archivístico orientado a la clasificación (se realiza mediante la utilización de secciones documentales luego se archivara en subsecciones según la clase y tipo documental), la ordenación ( Una vez separado elmaterial en secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo al tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente) y la descripción

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente.Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).
La teoría delciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización si no también en la mayoría de las entidades tanto publicas como privadas alrededor del mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tresetapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el tramite de la información que contiene.
Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavia tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienenvalor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.
Losdocumentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan mas o menos cinco años.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años.
Los documentos del archivo historco se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.
Para la correcta comprención de como se decide el tiempo de...