Ciclo Vital De Los Documentos

1.- CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

MOMENTO DE GESTION:
Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el curso de alguna gestión y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que género la documentación.
Llamado también Pre archivo, en este momento el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó comprende:Planeación: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos información, soporte y recorrido.

Elaboración: Donde se edita el documento mediante la aplicación de la normatización y la normalización que se requiere según el tipo de documento.

Normatización: conjunto de normas creadas por el estado de derecho para regular elcomportamiento de las personas dentro de la sociedad.

Normalización: Abarca la normatividad administrativa y técnica.
* Normatividad Administrativa: Conjunto de normas tipo administrativo o institucional con el fin de regular el proceso comunicativo, informativo y archivístico.

* Normatividad Técnica: Es el conjunto de normas que regulan el qué, como, cuando y con que en los procesosactividades y tareas dentro de la empresa.

Tramitación: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento. El término de la tramitación da paso a la vigencia. Para documentos en papel el acto administrativo concreto que marca el principio de la vigencia es la firma.

MOMENTO INTERMEDIO: Llamado también archivístico, es aquel donde intervienenpropiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo.
En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado puede decirse que el documento informa, testimonia o dispone es el momento de la vigencia y del plazo precaucional.
Momento de Vigencia: Momento durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa loque dice su texto, la vigencia es el momento central en la vida de un documento.

Porque Concluye la Vigencia:

1.- Se vence el plazo establecido en el mismo documento.
2.- Se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero.
3.- Desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento.

Plazo Precaucional: Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual elmenester, retiene el documento (por precaución ) antes de decidir su destino final.

El plazo precaucional persigue: Responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto, defectos en la tramitación o errores en el cumplimiento de la vigencia. Servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estarvigente.

El Plazo precaucional termina: Cuando hay prescripción legal o de derecho.
Cuando lo establece la tabla de retención documental o sea cuando se vence el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final.

MOMENTO PERMANENTE: Es el momento de la conservación permanente de los documentos con algún fin ya sea histórico, administrativo, político,económico, investigativo o cultural que impida su destrucción.

MOMENTO HISTORICO: Se habla así mismo de un cuarto momento que corresponde a la fase en que los documentos por su trascendencia histórica son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio cultural.

2. CICLO VITAL DE UNA COTIZACION

TIPO DE DOCUMENTO: Cotización, catalogado como un documentode archivo

Momento de Gestión: Comprende tres fases:
La Planeación: Estudia tres elementos La información, el soporte y el recorrido.
La información: Documento facilitativo
Soporte: Papel
Recorrido: Oficinas que aportan datos ( Dirección, Departamento de Ventas, Secretaria), dan el visto bueno y la firma.

La Elaboración: Es la edición del documento mediante la aplicación de la...