CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

CICLO VITAL
DE LOS
DOCUMENTOS
CAROLINA MÁRQUEZ MARULANDA
ANDAP - SENA
MANIZALES
2015

1. MOMENTO DE
GESTIÓN
En este momento el documento va desde su creación
hasta cumplir la totalidad del trámiteque lo originó.

El momento de gestión comprende tres
momentos que son:
1.1. PLANEACIÓN: Planear, idear, diseñar
el tipo de documento con los siguientes
criterios:
1.1.1. INFORMACIÓN: Qué debe decirel
documento.

1.1.2. SOPORTE: Medio por el cual se transmite
la información.
1.1.3. RECORRIDO: Proceso que se va a llevar a
cabo para entregar el documento al
destinatario final.
1.2. ELABORACIÓN: Eshacer el documento
siguiendo lo siguiente:
1.2.1. Normatización: En nuestro caso debemos
tener en cuenta la GTC 185

1.2.2. Normalización: Son las normas que
tenga la empresa.
1.3. TRÁMITE: Es elproceso que tiene el
documento para que sea válido.

2. MOMENTO
INTERMEDIO
En este momento el documento cumple la función
para lo cual fue creado (informar, testimoniar o
disponer).

En este momentoel documento empieza a tener
vigencia y el plazo precaucional.
2.1. VIGENCIA: Es el momento central en la vida
de un documento.
2.2. PLAZO PRECAUCIONAL: Es el tiempo prudente
que se debe guardar eldocumento por posibles
reclamaciones, antes de decidir su destino final.

3. MOMENTO
PERMANENTE
Es el momento de la
permanente del documento.

conservación

MOMENTO DE
GESTIÓN

1 EDAD

MOMENTO DE LAPLANEACIÓN
MOMENTO DE LA ELABORACIÓN
MOMENTO DE LA TRAMITACIÓN

MOMENTO
INTERMEDIO

MOMENTO
PERMANENTE
HISTÓRICO –
INSTITUCIONAL
HISTÓRICO

2 EDAD

3 EDAD

MOMENTO DE VIGENCIA
MOMENTO DEL PLAZOPRECAUCIONAL

FASE PERMANENTE O
HISTÓRICA

AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Son el conjunto de documentos generados
por una unidad administrativa en ejercicio
de sus funciones.

FONDO

SECCIÓN

SERIE

SUBSERIETIPO
DOCUMENTAL

• Nombre del archivo o de la empresa
• Cada una de las áreas de la empresa
• En empresas grandes existen sub-secciones
• Es la forma en que yo divido la sección

• Son las divisiones...