Circular externa

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  • Publicado : 3 de marzo de 2011
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LA CIRCULAR[1]

DEFINICION: Es una comunicación de carácter general o normativo, utilizada para dar a conocer un mismo contenido dirigida a varios destinatarios.

De acuerdo con el destinatario, las circulares se clasifican en:

CIRCULAR EXTERNA O CARTA CIRCULAR: Comunicación con el mismo texto, utilizada por una empresa para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores:productos, servicios u otras informaciones de carácter general.

CIRCULAR INTERNA O GENERAL: Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.

De acuerdo con su presentación escrita se clasifica en:

✓ Estilo bloque extremo
✓ Estilo bloqueMARGENES

Izquierdo: entre 3 y 4 cm
Superior: entre 3 y 4 cm
Derecho: entre 2 y 3 cm
Inferior: entre 2 y 3 cm

Encabezado de las páginas entre 2 y 3 cm

ZONAS

Zona 1: espacio destinado para la ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 y 4 cmverticales desde el borde superior.

Zona 2: espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

En ocasiones estas dos zonas pueden estar fusionadas en la zona1.

CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)

Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393.

Se recomienda papel membreteado. No lleva la palabra CIRCULAR.

Para archivar, se prepara un juego completo de la Circular Externa, con Datos del Destinatario. Aparte, se elabora en juego completo,una relación de las personas a quienes se envió la comunicación, la cual se anexa al consecutivo de correspondencia y se archiva en la carpeta del asunto. Se elaboran luego los originales necesarios, según el número de destinatarios. Se coloca los Datos del Destinatario correspondientes a cada uno de ellos y se firman en original.

Al mecanografiar la carta circular puede usarse el estiloBloque Extremo o el Bloque.

Número (referencia): La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular. Se escribe de dos a tres interlíneas de la palabra CIRCULAR. Se ubica, según el estilo en el margen izquierdo o a partir del centro.

Fecha: Los datos del nombre dela ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres interlíneas del número (referencia). En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. Ejemplo:

San Juan de Pasto, 10 de febrero del 2003

San Juan de Pasto, 10 de abril de 2003

Destinatario: A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo o centrado; enmayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo. Ejemplos:

PARA SECRETARIAS EJECUTIVAS

PARA ALUMNOS DE ULTIMO GRADO

Nota: La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:).
Asunto (opcional): Constituye la síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocabloAsunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos. Ejemplo:

Asunto: Cambio de horario

Asunto: Reglamentación deportiva

La circular no lleva saludo.

Texto: Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y a doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar...
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